Slimmer samen werken
 ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌
Mail niet goed leesbaar?Bekijk 'm online
 
Afspraak is afspraak, ook met jezelf
Aan het eind van een bewogen werkdag kijk je terug op je dag. Hmm, een paar taken die je voor vandaag in je agenda had gezet, zijn toch niet gelukt. Balen! Doorslepen naar morgen dan maar. Toen je de taken in de agenda zette leek je het prima te doen, maar in de dynamiek van de dag is het toch niet gelukt. Hopelijk lukt het morgen wel.

Morgen weer een dag

Taken die doorschuiven zijn meestal taken die morgen ook wel kunnen, dus er gaat niet per se iets mis. Maar het blijft een vervelend gevoel als je je eigen afspraken niet nakomt. Ook al kun je morgen (of overmorgen) ook prima aan die presentatie werken of de vergadering voorbereiden, je wilde het nu eens een keer ruim op tijd doen.

Stel je eens voor dat je jouw agenda openslaat en alleen afspraken ziet met jezelf of met anderen die ook echt op die dag of op dat tijdstip moeten gebeuren. Alles staat er om een reden en de tijd die ongepland is, geeft je de ruimte met ander werk aan de slag te gaan. Een reële planning, waarbij je niet hoeft te zoeken naar wat echt moet en wat niet, geeft meer rust.

Planning geeft een vals gevoel van controle

Afspraken die je met anderen maakt, bijvoorbeeld een bespreking of een deadline, kom je vast vaker na dan afspraken die je met jezelf maakt. Waarschijnlijk zeg je minder snel 'nee' tegen vragen van anderen en schuif je jouw eigen planning aan de kant. Als je iets af moet hebben, heb je wel een goede reden om 'nee' te zeggen tegen ander werk dat opduikt.

Je werkt veel met je agenda en e-mail inbox. Dat zijn plekken die je vaak ziet, dus wat je daar zet, zie je gegarandeerd terug. Dat geeft een veilig gevoel. Als je niet gewend bent met een takenlijst te werken, kan het in het begin spannend zijn daar belangrijke taken neer te zetten. Alle reden om daar een taak te zetten die je graag wil doen.

Een planning maken, geeft een vals gevoel van controle. Alles staat in je agenda met datum en tijd, dus alles heeft een plek. De praktijk van alledag is vaak rommeliger. Zoals vaker is papier (of een beeldscherm) geduldig.

Als jouw werk ongepland werk met zich meebrengt, dan weet je dat een deel van je dag flexibel moet zijn. Als er elke dag wel een paar telefoontjes of mailtjes zijn die je die dag nog moet oppakken, dan kun je al weten dat een overvol geplande dag niet gaat lukken.

Afspraak is afspraak

  • Zet taken die je op een bepaald moment moet doen in je agenda. Dus een bespreking met een teamgenoot of een belafspraak met een klant gaan in je agenda. Die moeten ook echt op dat moment gebeuren, dus dat zijn afspraken die je na zult komen. Je weet nu zeker dat alles in je agenda er staat om een goede reden.

  • Zet taken die je niet op een vaste dag of tijdstip hoeft te doen op je taken- of actielijst. Dat zijn taken waar je mee aan de slag gaat als er niks in je agenda staat en je dus kunt kiezen wat je gaat doen. Je kunt in de meeste takensystemen deadlines aan een taak koppelen als die relevant zijn, zodat je tijdig ruimte kunt blokken als een taak urgent begint te worden.

  • Gebruik een dagstart en wekelijkse reflectie om voor een dag te bepalen wat je wil doen. Ga aan het eind van de dag en week na in hoeverre je plan realistisch was en wat dat betekent voor de volgende ronde. Wat kun je doen om volgende week beter te plannen? Meer tijd voor taken nemen, minder plannen op een dag, marges houden? Door terug te kijken, word je steeds beter in plannen.

  • Neem gerust ruimte in je agenda op om aan projecten of taken te werken, zonder dat je vooraf al precies bepaalt welke taken je dan oppakt. Dat voorkomt dat je dag volgepland wordt en het biedt jou ruimte om vordering op je eigen geplande werk te maken. Let wel op dat je die ruimte dan ook echt gebruikt.

  • Merk je dat je te vaak ruimte geeft aan storingen en afleidingen, waardoor jouw werk te weinig vooruit gaat, ga dan na wat je kunt doen om jouw ruimte te bewaken. Ga in je wekelijkse reflectie na waarom je jouw tijd weggeeft. Vind je het lastig 'nee' te zeggen? Vind je het lastig taken te delegeren en pak je veel zelf op? Of ga met iemand in gesprek die goed is in zijn of haar ruimte bewaken en ga na wat je kunt leren.

Maak betere afspraken met jezelf en kom die dan ook daadwerkelijk na!

Reserveer het nieuwe boek over gewoontes

Binnenkort komt het nieuwe boek ‘De kleine Gewoontes’ uit, die is geschreven door onze collega’s Arjan en Lianne.

Je gedrag verbeteren én dat ook volhouden, bereik je niet door radicaal het roer om te gooien, maar door je bewust te worden van je gewoontes en die stapje voor stapje aan te passen.

In 'De kleine gewoontes' zijn de belangrijkste bevindingen uit het boek 'Atomic Habits' samengevat en aangevuld met voorbeelden en inzichten uit de praktijk.

Reserveer het boek nu!
De kleine gewoontes is vanaf september verkrijgbaar in de winkel. Wil je er zeker van zijn dat je het boek direct in huis hebt? Reserveer het boek nu alvast via deze link.


Agenda

11 oktober 2024 - Training Slimmer Werken
Meer info | Aanmelden

15 oktober 2024 - Training GTD in de Praktijk

Meer info |
Aanmelden

31 oktober en 1 november 2024 - Training GTD in de Praktijk - Intensief
Meer info |
Aanmelden

18 november 2024 - Training Streamline - Stroomlijn je communicatie

Meer info | Aanmelden


 
Handig! Het geeft me handige ‘mental tricks’ die ik lekker praktisch kan gebruiken om mezelf te conditioneren.
Lisanne Brouwer, Macaw

Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door

Facebook
 
Twitter
 
Linkedin

Copyright © 2005 - 2024 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden.

Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!

Deze e-mail ontvang je omdat je toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van artikelen en tips over slimmer werken en het aanbod van meereffect.


Afzender: meereffect, Postbus 350, 3940 AJ  Doorn. Telefoon +31 (0)88 0016 200

Meereffect is eigenaar van Slimmer Werken© en officiële licentiehouder van Getting Things Done®
en Streamline Certified®.