Slimmer samen werken
ALLEEN ACTIES KUN JE DOEN |
|
|
|
Veel takenlijsten van kenniswerkers bevatten geen taken. De genoteerde 'taken' zijn niet meer dan kreten, zelfstandige naamwoorden en vlugge schetsen, die je eenvoudigweg niet kunt doen. Zo’n lijst openen leidt niet tot actie, maar tot nadenken, puzzelen en waarschijnlijk verder gaan met een taak die wél duidelijk is. |
|
|
|
Hoe vaak krijg je een e-mail met een onderwerpregel die je verder helpt? Een kreet als 'Update' of een vele malen doorgestuurde mail, waarvan het onderwerp al lang niet meer actueel is: 'Re: Re: Re: Re: Telefoontje De Vries.' Zou je zo’n mail op je takenlijst zetten of werk je vanuit je inbox, dan heb je met zo’n mail geen concrete taak voor jezelf gemaakt. Elke keer als je die e-mail ziet, moet je nadenken, de e-mail herlezen en je geheugen afspeuren. Zonde van de denkkracht en inefficiënt, want zo lees je mails veel vaker dan nodig.
Stel je voor dat je takenlijst alleen concrete acties bevat met heldere en praktische werkwoorden die je direct kunt uitvoeren. Je hoeft niet meer na te denken of terug te zoeken in e-mails naar wat je precies moet doen, maar je weet dat je alle gegevens die je erbij nodig hebt, onder handbereik hebt.
|
|
|
|
Veel taken zijn nog geen taken, maar losse eindjes die je vastgelegd hebt. Dat is al waardevol, maar slechts de eerste stap. Het zijn nog ideeën, oppoppende gedachten, niet verwerkte e-mails. Uiteraard prima om al die losse eindjes te verzamelen, maar om er acties van te maken, vraagt het van jou nog wat extra denkkracht.
Soms is het ook lastig direct te zien wat nu precies je actie is. Wat is de actie die je rond een groot project moet doen? Wat is naar aanleiding van een lange en onduidelijke e-mail vol problemen de eerste stap die je kunt zetten? Dat vraagt denkkracht. |
|
|
|
Een actie bevat een werkwoord |
|
|
|
Neem je aantekeningen erbij, open je mailbox en ga na voor welke items jij een actie te doen hebt. Een wezenlijke scheiding, nadat je van alles verzameld hebt waar je mogelijk iets mee wil, is het onderscheid tussen die zaken waar jij een actie voor gaat doen en die zaken waar jij geen actie voor gaat doen. Met de actie-zaken gaan we verder. De rest is archief of prullenbak.
Bepaal voor die items wat de eerste actie is die jij kunt doen. Bijvoorbeeld door jezelf de vraag te stellen: 'Wat zou ik nu doen als ik er nu mee aan de slag kon?'. Zie zo duidelijk mogelijk voor je wat je dan als eerste zou doen. Zie ook voor je waar je dan bent en welke spullen je voor deze actie nodig hebt.
Ga na of je werkwoorden concreet zijn. Zo concreet dat je direct weet wat je wil doen. Een werkwoord als 'implementeren' is niet iets dat je kunt doen, net als 'optimaliseren'.
Heb je een niet-concreet werkwoord, bijvoorbeeld 'nadenken', beantwoord dan deze vraag: 'Wat zie ik jou doen als je aan het nadenken bent?'. Als je daar een antwoord op hebt, bijvoorbeeld 'dan maak ik op een whiteboard een mindmap' of 'dan maak ik een wandeling en denk ik over die kwestie', dan is dat werkwoord voor jou concreet. Zo niet, dan zoek je door naar concretere werkwoorden.
Gebruik consequent dezelfde werkwoorden voor dezelfde acties. Dan zie je ook welke soorten taken je hebt en kun je die groeperen en tegelijk afhandelen. Gebruik bijvoorbeeld consequent 'bellen' en niet de ene keer 'bellen' en de andere keer 'telefoneren' en weer een andere keer 'contact opnemen.' Dat kan ook met werkwoorden als betalen, in agenda inplannen, op internet zoeken en mail sturen.
Bekijk in je wekelijkse reflectie de voortgang op deze groep acties. Ben je tevreden? Wat wil je bijstellen? Werken deze werkwoorden? Waar zit een mogelijke verbetering? |
|
|
|
Maak denken af als je taken vastlegt en heb daardoor op jouw takenlijst alleen acties staan die je ook echt kunt doen. |
|
|
|
| | Slimmer werken met meer effect! Trainingen in productiviteit |
|
|
|
Slimmer Werken met AI – minder moeite, meer resultaat
AI is overal – maar gebruik jij het al effectief in je werk? In onze praktische online workshop van twee uur leer je hoe je AI direct kunt toepassen in je dagelijkse taken. Van slimmere e-mails schrijven tot praktische toepassingen voor vergaderingen en presentaties. Ontdek hoe AI jouw productiviteit kan verhogen.
Schrijf je nu in en werk slimmer met AI!
https://www.meereffect.nl/minitraining-slimmer-werken/ |
|
|
|
13 maart 2025 - Training GTD in de Praktijk - Dagelijks rust en overzicht
Meer info | Aanmelden
18 maart 2025 - Training Slimmer Organiseren - Minder stress, meer effect
Meer info | Aanmelden
3 en 4 april 2025 - Intensief training GTD in de Praktijk - Minder stress, meer effect
Meer info | Aanmelden
20 juni 2025 - Training Slimmer Prioriteren - Meer overzicht, betere keuzes
Meer info | Aanmelden
18 september 2025 - Training Slimmer Samenwerken - Minder ruis, meer impact
Meer info | Aanmelden
|
|
|
|
Inspirerende training die je motiveert om ook je grotere projecten weer onder controle te krijgen. Kim de Lange, ROC van Amsterdam |
|
|
|
Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door
Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!
|
|
|
|
Copyright © 2005 - 2025 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden. |
|
|
|
|
