Slimmer samen werken
 ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌
Mail niet goed leesbaar?Bekijk 'm online
 
Beantwoord geen lange e-mails

Een open vraag is zo gesteld in een e-mailtje. Maar beantwoorden kost heel veel tijd. Je krijgt ze vast ook weleens: een collega of een klant zit ergens mee vast en mailt jou een compact mailtje. Bijvoorbeeld 'De aanpak die we in het vorige gesprek bespraken, werkt niet. Wat doe ik verkeerd?' Of soms een wat opener voorstel van iemand uit jouw netwerk om eens koffie te doen binnenkort. Waar, wanneer, waarover? Zo'n mailtje beantwoorden betekent nog een paar keer op-en-neer mailen voor de broodnodige context.

Als je veel via e-mail samenwerkt, komt er ook weleens een opdracht naar jouw kant. Soms zijn die niet erg concreet. "Kun jij eens iets op papier zetten over ons nieuwste product?". Natuurlijk kan dat. Als je dan zo'n mail beantwoordt, is de kans groot dat je net niet helemaal aan het verzoek voldoet. Jij komt met één lekkere compacte alinea, terwijl de ander dacht aan een tekst voor de website of voor het document met het productoverzicht. Moeite voor niks gedaan. Met alle frustratie van dien.

Stel je voor dat je een erg overzichtelijk e-mailbeleid hanteert: e-mails met open vragen zijn onderwerp voor een gesprekje en krijgen geen inhoudelijk antwoord. Duidelijk en bijzonder efficiënt.

E-mail is snel en makkelijk, dat is een voor- en nadeel

Samenwerken via e-mail heeft veel voordelen, maar is ongeschikt voor complexere zaken. E-mail is snel, goedkoop, werkt ook als je elkaar niet live kunt spreken, en kan zo'n beetje overal vanaf elk apparaat. Maar voor complexere zaken is het ongeschikt. Voor complexere zaken mis je de mogelijkheid op elkaar te reageren; de interactie die nodig is om tot nuances te komen. De rijkheid die je in gesprekken hebt van intonatie, gezichtsuitdrukkingen en pauzes ontbreekt. Voor een praktische vraag onnodig, maar voor iets dat ingewikkeld is of bijvoorbeeld gevoelig ligt, is dat wezenlijk voor vlotte interactie.

Als je iemand een verzoek doet of opdracht geeft, kan het voor jou helder zijn wat er nodig is, maar is het voor de ontvanger duidelijk? Je hebt behoefte aan iemand die aan de collega's die pas in dienst zijn, iets vertelt over jouw afdeling. Dat kan Fred wel doen! Even een mailtje naar Fred. Maar hoeveel informatie heeft Fred nodig om hier mee aan de slag te kunnen? Maak je een hele lange e-mailbriefing of stuur je een korte opdracht? Of iets ertussenin?

Te lang, dan bespreken

Je kunt een aantal acties nemen om die lange en open e-mails aan te pakken.

  • Hanteer een overzichtelijk e-mailbeleid: e-mails die een heldere vraag bevatten en kort te beantwoorden zijn, beantwoord je. Langere e-mails, complexe zaken, open vragen? Daarvan maak je een bespreekpunt. Je maakt geen uitgebreide antwoorden met scenario's en raakt niet verzeild in allerlei op-en-neer e-mails om te verhelderen wat er nu precies aan de hand is.

  • Bespreek dit e-mailbeleid in teams of projectgroepen waarmee je veel werkt en stel iedereen voor hetzelfde te doen. Daarmee wordt e-mailcorrespondentie voor snelle antwoorden of om zaken te agenderen. Misschien is dat een mooie aanleiding om het e-mailgebruik eens te stroomlijnen en te bespreken wat slimme afspraken zijn voor een e-mailetiquette.

  • Laat de verzender weten dat je het punt wil bespreken. Stel een moment voor. Een antwoord als "Goed punt. Bespreken we later vandaag" of "We zien elkaar vrijdag. Laten we dit dan even bespreken". De ander weet wat de status is en kan erop vertrouwen dat de kwestie snel genoeg vervolg krijgt.

  • Maak een standaardmailtje met deze tekst en zorg dat je dat automatisch kunt versturen.Dat kan bijvoorbeeld door er een Snelle stap in Outlook van te maken of een "ingeblikte e-mail" in Gmail. Of gebruik een programma als Fingertips, waarmee je met een afkorting een hele tekst tevoorschijn tovert.

  • Houd een bespreekpuntenlijst bij voor personen die je vaak ziet, terugkerende besprekingen of teams.Dan kun je zaken organiseren die jou te binnenschieten, die uit gesprekken komen of die via de mail binnenkomen, rond de betreffende personen of teams of vergaderingen. Zie je iemand waarvoor je een lijstje hebt of bereid je een gesprek met iemand voor, dan pak je jouw bespreekpuntenlijst erbij. Die personen zijn dan een label of categorie op jouw takenlijst.

  • Werk je veel samen met iemand? Maak dan een terugkerende agenda-afspraak waar je beiden punten in noteert.Dan heb je een parkeerplaats voor bespreekpunten en zie je beiden welke zaken je nog op te lossen hebt.

Maak vandaag nog je standaardmailtje om aan te kondigen dat de ontvangen lange e-mail gepromoveerd is tot bespreekpunt.

Wil jij ook even afstand nemen en meer overzicht in je werk krijgen?

Dan is de training Getting Things Done in de Praktijk echt iets voor jou.

In deze training leer je hoe je grip kunt krijgen op je werk en hoe je overzicht kunt creëren over al je taken, afspraken en projecten. Ook ga je meteen actief aan de slag om dit te implementeren in je eigen systeem.

Lees hier meer over de training Getting Things Done in de Praktijk en meld je aan!

En wil jij efficiënter werken samen met jouw team of binnen jouw organisatie? Bekijk dan de mogelijkheden voor een training samen met je collega’s. 


Agenda

16 mei 2024 - Training GTD in de Praktijk
Meer info | Aanmelden

3 juni 2024 - Training Slimmer Werken
Meer info | Aanmelden

1 juli 2024 - GTD Training Projecten en Prioriteiten
Meer info | Aanmelden

4 juli 2024 - Training Streamline - Stroomlijn je communicatie
Meer info | Aanmelden

8 en 9 juli 2024 - Training GTD in de Praktijk - Intensief
Meer info | Aanmelden


 

Streamline is een zinvolle en effectieve aanvulling op GTD.
Bram van Vegchel, S.G.B. Development BV

Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door

Facebook
 
Twitter
 
Linkedin

Copyright © 2005 - 2024 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden.

Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!

Deze e-mail ontvang je omdat je toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van artikelen en tips over slimmer werken en het aanbod van meereffect.


Afzender: meereffect, Postbus 350, 3940 AJ  Doorn. Telefoon +31 (0)88 0016 200

Meereffect is eigenaar van Slimmer Werken© en officiële licentiehouder van Getting Things Done®
en Streamline Certified®.