We hebben een paar tips voor je op een rijtje gezet om dat te doen:
Laat alleen écht datum- en tijdgebonden taken staan. Afspraken horen natuurlijk in je agenda. Maar zet alleen die to do's in je agenda die ook echt op een bepaalde dag of tijd moeten. Als je Marieke beloofd hebt om haar vrijdag terug te bellen, zet je dat bij vrijdag in je agenda. Maar als het niet zoveel uitmaakt wanneer je haar terugbelt, zet je die actie dan op je takenlijst. Dat schoont vast al behoorlijk op. Dat wat op een bepaald moment moet gebeuren, mag in je agenda. Dat wat voor een bepaald moment moet gebeuren, mag op je takenlijst.
Zet alleen deadlines, en niet de acties die je daarvoor moet doen, in je agenda. Als een project op 31 augustus af moet zijn, wil je dat in je agenda zien. Maar om die deadline te halen, moet je van tevoren natuurlijk wel aan die taak werken. Zet de acties die je moet doen om de deadline te halen dan niet in je agenda, maar op je takenlijst. Dat scheelt ook weer ruimte.
In je agenda heb je dan een overzicht van de taken die de hoogste prioriteit hebben. Je ziet dan in één oogopslag wat vandaag echt moet gebeuren: twee afspraken, vier telefoontjes en een vergadering voorbereiden. De ruimte die je tussen die afspraken hebt, kun je opvullen met de taken op je takenlijst. Van die taken weet je dat ze ook nog morgen, overmorgen of in de loop van de week gedaan kunnen worden. Dat geeft een stuk meer helderheid.
Zet standaardherinneringen voor afspraken uit. Dan krijg je niet automatisch voor ieder agenda-item een pop-up. Als je bewust kiest om een herinnering aan een afspraak te hangen, weet je zeker dat het ook echt nodig is.
Als andere mensen in je agenda kunnen plannen, blok dan wél tijd om aan je taken te werken. Anders wordt je agenda misschien zo vol gepland dat je geen tijd overhoudt voor die taken. Maar houd de omschrijving van de afspraak dan globaal. Plan bijvoorbeeld een blok van twee uur voor acties. Dan kun je op het moment zelf kijken wat het meest voor de hand ligt om te gaan doen. Dan voorkom je dat je taken moet verplaatsen in je agenda, omdat je er niet aan toe bent gekomen. En dat scheelt weer ruis.
|
