Mandanteninformationsbrief

März 2020

Sehr geehrter Herr ,

anbei erhalten Sie den aktuellen Mandanteninformationsbrief des Monats März 2020. Für etwaige Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach per E-Mail oder telefonisch unter 0761/38542-0.

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Mit freundlichem Gruß

UNKELBACH TREUHAND GMBH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft

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Inhaltsübersicht:
  1. Wirtschaft/Börse: Summa Summarum
  2. Unkelbach intern: Tag der Kleinunternehmen am 23.03.2020
  3. Steuerliche Behandlung von Erstausbildungskosten verfassungsgemäß
  4. Gehaltsumwandlung: Reaktion des Gesetzgebers auf neue Rechtsprechung
  5. Berücksichtigung von Verlusten bei Kapitalforderungen
  6. Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten: Voraussetzungen erweitert
  7. Grundsteuer-Erlass wegen Ertragsminderung
  8. Vorsteuerabzug bei Bahntickets
  9. Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

1. Wirtschaft/Börse: Summa Summarum

Kaufen, halten, verkaufen? Die Frage stellt sich für die nicht, die regelmäßig dieses Bulletin lesen und als Kompass für ihre Dispositionen nutzen. Sie hängen sicher am Fallschirm und es juckt ihnen bereits in den Fingern, den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg zu erwischen. Sie haben dann als der Virus virulent wurde, den Stoppreis für ihren Trailing Stop oder Stop Loss nach oben gezogen und die Reissleine wurde automatisch gezogen. Sie haben einen Teil ihrer Gewinne verloren, ihr Kapital ist aber jetzt auf dem Anlagekonto und wirft verschmerzbar keinen Zins ab. Nicht wirklich schade, wo sollen Sie denn auch mit dem Geld hin? In Festverzinsliche oder Gold, beide Kurse sind zu hoch. Schauen Sie sich mal den Langfristchart von Gold an! Die alten Höchststände sind noch nicht erreicht. Die Wirtschaft und hier insbesondere die die deutsche ist in einer schwierigen Gemengelage. Politisch instabil, besoffen von Nonsensthemen und mangels Weitblick den tragenden Themen erratisch entrückt von der Wirklichkeit. Der nächste Flüchtlingstreck in Millionenhöhe steht von der Haustür, die Energieproduktion fällt weit hinter den Verbrauch zurück und die selbstzerstörte Automobilindustrie steht vor dem Kollaps wenn die Strafen für den CO2-Steuer für dieses Jahr fällig werden. So VW wird rd. 5 Mrd. € zahlen, rd. 1/3 des Gewinns, dabei war es Svenja Schulze, die in Brüssel ohne Not die technisch nicht erreichbaren Normen von sich aus entgegen dem Kabinettsbeschluss nochmals erhöht hat. Es kommt einiges zusammen: Der überlange Konjunkturzyklus wird von dem Virus nun zu Boden gerungen. Die spanische Grippe forderte nach dem 1. Weltkrieg weltweit nach unterschiedlichen Zählungen 25, 50 bzw. 70 Mio. Todesopfer und das in einer nicht globalisierten Welt. Das überregulierte Deutschland ist für existentielle Themen wie Flüchtlinge oder Virus nicht handfest steuerbar. Vor lauter Sozialstaat ist naturgemäß die Vorsicht, die Angst, stärker ausgeprägt als der Lebensmut, mal Eigenverantwortung zu übernehmen, ins Risiko zu gehen. Der Starökonom, Lebemann und Zocker Lord Keynes hat die zeitliche Schichtung der Ökonomie mit „in the long run we are all dead“ auf den Punkt gebracht. Aber noch leben wir und sitzen auf dem Geldsack und zittern vor Angst in „the short run“. Die Börsen befinden sich im freien Fall, die automatischen Handelssysteme, die Sie ja hoffentlich auch genutzt haben, beschleunigen die Fallgeschwindigkeit. Buffet sitzt ja seit längerem auf einem riesigen Geldsack, es fehlen ihm dem alten Value-Investor die rentierlichen Anlagemöglichkeiten, jetzt kann er bald zugreifen und Sie wohl hoffentlich auch. Eine Bodenbildung sollte man schon abwarten und die ist noch nicht in Sicht, es muss noch jede Menge Luft raus. Von dem Preisverfall sind alle Anlageklassen betroffen. So meldete die Aareal Bank die Erwartung sinkender Immobilienfinanzierungen, alle Anlageklassen dürften preiswerter werden, irgendwann merken die Schlaumeier, dass die Festverzinslichen und Gold wohl überbewertet sind. Auch die Kryptowährungen kommen unter die Räder, ihre Funktion als Wertaufbewahrungsmittel ist nicht nachvollziehbar, also Stuss. Was tun? Nahrungsmittel für 10 Tage kaufen, sich mit Mundschutz wappnen und täglich die Kurse studieren, nicht stündlich, das macht nur noch mehr kirre, eine Bodenbildung ist ja für die Börsiander nicht flach, sondern die Kurve zeigt ja schon wieder nach oben. Dann aufgepasst, genau so schnell wie es nach unten ging, geht es wieder nach oben, geklingelt wird an der Börse nicht und das Geld ist ja auf den Konten. Wenn Sie hierfür keine Nerven mehr haben, setzen Sie einfach Stop-Kurse für den Einstieg, ansonsten fahren Sie auf Sicht, ihre Karte ist der Chart. Geldpolitik und zunehmende Staatsausgaben werden als nicht medizinische Therapie gegen den Virus schon eingesetzt. Kannten Sie übrigens Herrn Winter? Wohl kaum. Seine Frau war Künstlerin, arbeitete mit Terrakotta, war introvertiert und gleichsam begabt wie erfolglos. Sie war fast Nachbarin von dem Bildhauer Lehmann („Der Junge mit der Taube“). Man kannte sich, aber grüßte nicht. Lehmann hatte auf Art Hannover ausgestellt. Herr Winter war während seiner aktiven Zeit Vorstand der Börse in Düsseldorf, als Rentner ging er immer frühmorgens in die Volksbank und las dort die Wirtschaftszeitungen. Tatsächlich suchte er aber Kontakt, denn er hatte eine Botschaft aus seiner jahrzehntelanger Zeit als Börsianer, die zu einem Depot führte, das selbst seinen Enkeln noch zum Wohlstand verhelfen sollte. Wie lautete seine Botschaft? „Kaufen Sie Qualität“. Das in einer Zeit, als man zeitweise mittags einen Golf verdient hatte und breitbeinig mitten über die Kajo lief. Wir hatten die Boomphase des Neuen Marktes, das Ende der Geschichte ist bei Wikipedia nachzulesen. Wenn Sie also aktuell besonders viele Federn bzw. Euros verlieren, denken Sie an Herrn Winter wenn Sie sich neu politionieren. Auch der hier für den Normalo empfohlene ETF auf den MSCI World kommt naturgemäß unter die Räder. Wie hier ausgeführt, fließen künftig aufgrund von Sparplänen und der geringen Kosten Unsummen in diese Fonds, egal wie es dem Unternehmen geht. Ganz gleich, ob das Unternehmen kurz vor der Pleite steht, schrumpft, sinkende Gewinne aufweist oder sonst welche Probleme hat, die früher Investoren vom Kauf abhielten. So kommt es, dass sich der Aktienkurs von Apple verdoppelte, nachdem (!) das Unternehmen eine Gewinnwarnung herausgab. In früheren Zeiten wäre es undenkbar gewesen, dass Anleger einem Unternehmen einen steigenden Wert beimessen, wenn selbiges Unternehmen ankündigt, künftig weniger Gewinne zu machen. Doch da Apple in diversen Indizes enthalten ist und dank der überdurchschnittlich hohen Marktkapitalisierung auch noch einen überdurchschnittlich großen Anteil an vielen Indizes hat, wurde die Aktie zusammen mit den Indizes gekauft und der Aktienkurs damit trotz Gewinnwarnung in neue Höhen überführt. Die vorhandenen Informationen fließen somit heutzutage seltener in die Preisfindung der individuellen Aktie ein. So ist es halt, Sie werden das nicht ändern. Was tun? Sieh oben! Kompetente Auguren erwarten Berichtigungen von bis zu 40 %. Wenn Sie nicht mehr schlafen können, rufen Sie unsere Hotline an, hier kann Ihnen geholfen werden!

Wie immer an dieser Stelle ein paar Bonmots zum Aktienmarkt:

  • „Seien Sie ängstlich, wenn die Welt gierig ist und seien Sie gierig, wenn die Welt ängstlich ist.” - Waren Buffett-, vgl. oben.
  • “Die Börse reagiert gerade mal zu zehn Prozent auf Fakten. Alles andere ist Psychologie.” - André Kostolany -. „Kosto“ hatte zunächst ein Studium der Philosophie und Kunstgeschichte absolviert bevor er sich auf Rat der Eltern bei einem Börsenhändler in Paris bewarb.
  • “Die beiden schwersten Sachen an der Börse sind, einen Verlust hinzunehmen und einen kleinen Profit nicht zu realisieren.” - nochmals Kostolany -, etwas Trost in diesen schweren Stunden.

Haben Sie Rentabilitätsprobleme, sei es mit dem Hintergrund Schweiz oder der geringen Höhe aufgrund der Bankenhonorare oder sind Sie hinsichtlich Ihrer Vermögensdispositionen und Altersvorsorge unsicher, lassen Sie sich von uns beraten. Für ein unverbindliches erstes Beratungsgespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir beraten gegen Honorar und ohne Fixkosten, insbesondere behalten Sie hierbei die Verfügungsmacht und ihr Vermögen in der Hand und wir werden nicht von dem Produkteanbieter bezahlt.

Wollen Sie Ihr Unternehmen gegen die weiterhin instabile Konjunktur und die anhaltende Systemkrise sturmfest machen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir checken Ihr Geschäftsmodell und unterstützen Sie bei der strategischen Adjustierung.

Wir organisieren für Sie die Unternehmensnachfolge und nehmen im Vorfeld gerne eine indikative Unternehmensbewertung vor, damit Sie überschlägig eine Markteinschätzung ihres Unternehmens gewinnen.

[Inhaltsübersicht]


2. Unkelbach intern: Tag der Kleinunternehmen am 23.03.2020

Am 23. März 2020 wird die IHK Südlicher Oberrhein den zweiten „Tag der Kleinunternehmen“ durchführen. Unter dem Motto „Die Kleinen sind die Größten“ wird der Fokus auf die speziellen Anforderungen der Unternehmen gelegt, die weniger als 20 Mitarbeiter haben.

Die Unkelbach Treuhand GmbH ist mit Ihrem Angebot als Aussteller auf der Messe vertreten. Zudem hält Herr Dr. Unkelbach einen Impulsvortrag zum Thema: „Digitalisierung in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und KMU“.

Die Veranstaltung ist kostenfrei, eine vorherige Anmeldung jedoch notwendig: https://www.xing.com/events/kleinunternehmen-2020-2671310

Gerne lassen wir unseren Mandanten die Vortragsunterlagen zukommen.

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3. Steuerliche Behandlung von Erstausbildungskosten verfassungsgemäß

Aufwendungen für eine Berufsausbildung oder für ein Studium können nur dann als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn bereits zuvor eine Erstausbildung (Berufsausbildung oder Studium) abgeschlossen wurde oder wenn die Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt. Handelt es sich um eine Erstausbildung, können die Kosten lediglich im Rahmen der Sonderausgaben bis zu einem Höchstbetrag von 6.000 Euro pro Kalenderjahr berücksichtigt werden. Hinzu kommt, dass der Sonderausgabenabzug oft ins Leere läuft, da während der Erstausbildung regelmäßig keine oder nur geringe Einkünfte erzielt werden und die Aufwendungen als Sonderausgaben nicht auf Folgejahre vortragsfähig sind.

Das Bundesverfassungsgericht hat diese steuerliche Behandlung von Erstausbildungskosten für verfassungsgemäß erklärt. Das Gericht hält die unterschiedliche Behandlung von Ausbildungskosten für gerechtfertigt, da die Erstausbildung auch zur Entwicklung der Persönlichkeit beitrage und daher als privat (mit-)veranlasst zu qualifizieren sei. Ebenso hat das Gericht klargestellt, dass die Begrenzung des Sonderausgabenabzugs nicht zu beanstanden ist, denn ein über den Höchstbetrag von 6.000 Euro hinausgehender Ausbildungsaufwand sei nicht mehr dem steuerfrei zu stellenden Existenzminimum zuzurechnen.

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4. Gehaltsumwandlung: Reaktion des Gesetzgebers auf neue Rechtsprechung

Bestimmte Leistungen des Arbeitgebers (z.B. Fahrtkostenzuschüsse, Zuschüsse für Kinderbetreuung oder zur betrieblichen Gesundheitsförderung) können nach bisheriger Rechtslage regelmäßig lohnsteuer- und ggf. s ozialversicherungsfrei gezahlt werden, wenn die Leistungen „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht werden.

Der Bundesfinanzhof hatte dazu entschieden, dass es dabei nicht darauf ankommt, ob der Arbeitnehmer auf den zusätzlichen Arbeitslohn einen arbeitsrechtlichen Anspruch hat. Nach Auffassung des Gerichts sei jede Leistung „zusätzlicher“ Arbeitslohn, die verwendungs- bzw. zweckgebunden erbracht wird.7 Danach könnten bestimmte Leistungen des Arbeitgebers auch durch Gehaltsumwandlung finanziert werden, ohne die Steuerfreiheit zu gefährden.

Als Reaktion auf diese Rechtsprechung plant der Gesetzgeber eine einschränkende gesetzliche Regelung. Danach sollen Sachbezüge oder Zuschüsse des Arbeitgebers nur dann unter die Steuerbegünstigungen fallen, wenn

  • der Wert der Arbeitgeberleistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
  • der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt oder
  • die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird.

Dies würde bedeuten, dass bei einer Gehaltsumwandlung für die genannten Leistungen regelmäßig die Lohnsteuerfreiheit oder eine Lohnsteuerpauschalierung nicht in Betracht kommt. Die Finanzverwaltung wendet diese Regelung bereits in allen offenen Fällen an.

Aufgrund einer bereits beschlossenen Gesetzesänderung hat diese Regelung auch Auswirkungen auf die Besteuerung von sonstigen Sachbezügen, wie z.B. bei der Überlassung von (Tank-)Gutscheinen an Arbeitnehmer. Da die Anwendung der 44 Euro-Freigrenze seit dem 01.01.2020 davon abhängig ist, dass die o.a. Voraussetzungen für eine „zusätzliche“ Leistung erfüllt sind, würden die Steuerbegünstigungen für sonstige Sachbezüge im Rahmen einer Gehaltsumwandlung regelmäßig nicht mehr in Betracht kommen.

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5. Berücksichtigung von Verlusten bei Kapitalforderungen

Seit 2009 sind nicht nur private Erträge aus Kapitalvermögen, wie z.B. Zinsen, Dividenden oder Gewinnausschüttungen, sondern grundsätzlich auch Gewinne aus der Veräußerung des Kapitalvermögens selbst (z.B. Aktien, Wertpapiere oder GmbH-Anteile) der Besteuerung zu unterwerfen. Dies bedeutet andererseits aber auch, dass regelmäßig entsprechende Verluste z.B. aus dem Ausfall von Kapitalforderungen damit steuerlich wirksam geltend gemacht werden können.

Handelt es sich um ein Darlehen, das ein Gesellschafter „seiner“ GmbH zur Unterstützung in einer wirtschaftlichen Krise gewährt, war umstritten, wie der Ausfall des Darlehens im Insolvenzfall steuerlich zu behandeln ist. Durch eine Gesetzesänderung ist nunmehr geregelt, dass Darlehensverluste, soweit die Gewährung des Darlehens oder das Stehenlassen des Darlehens in der Krise der Gesellschaft gesellschaftsrechtlich veranlasst war – ebenso wie Kapitaleinlagen –, zu den (nachträglichen) Anschaffungskosten der Kapitalbeteiligung i.S. des § 17 EStG führen. Eine gesellschaftsrechtliche Veranlassung liegt regelmäßig vor, wenn ein fremder Dritter das Darlehen bei sonst gleichen Umständen zurückgefordert oder nicht gewährt hätte.

Das bedeutet, dass in diesen Fällen der Wert des Darlehensausfalls einen späteren Veräußerungs- oder Auflösungsgewinn mindert bzw. einen Veräußerungsverlust erhöht. Der Darlehensverlust ist dann zwar auch mit anderen Einkünften verrechenbar, eine steuerliche Berücksichtigung kommt aber nur in Höhe von 60% im Rahmen des Teileinkünfteverfahrens in Betracht.

Andere Verluste aus der Veräußerung von privatem Kapitalvermögen – wie z.B. aus Termin- oder Aktiengeschäften – waren bisher schon nur mit anderen Kapitaleinkünften (bei Aktienverlusten nur mit Aktien gewinnen) verrechenbar. Dies gilt jetzt auch für den Ausfall einer nach Auffassung des Bundesfinanzhofs als Kapitalverlust zu berücksichtigenden privaten Darlehensforderung.

Allerdings hat der Gesetzgeber hier eine weitere Einschränkung eingeführt: Eine Verrechnung von Verlusten aus dem Ausfall von Kapitalforderungen (z.B. bei Insolvenz des Schuldners) mit anderen Kapitaleinkünften ist künftig regelmäßig nur noch bis zur Höhe von 10.000 Euro jährlich möglich; diese Begrenzung gilt auch bei Geltendmachung von nicht verrechneten Verlusten in Folgejahren.

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6. Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten: Voraussetzungen erweitert

Für die Umsatzsteuer gilt der Grundsatz der Versteuerung nach vereinbarten Entgelten. Dabei entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig bereits dann, wenn die Leistung erbracht wird. Somit wird die Umsatzsteuer ggf. schon fällig, bevor der Rechnungsbetrag eingegangen ist. Eine Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten ist nur zulässig,

  • wenn der Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermittelt werden kann, oder
  • es sich um Umsätze eines Freiberuflers handelt, oder
  • eine Umsatzgrenze nicht überschritten wird (vgl. § 20 UStG). Diese Umsatzgrenze ist jetzt ab 2020 von 500.000 Euro auf 600.000 Euro angehoben worden.

Die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten ist beim Finanzamt zu beantragen. Dieser Antrag gilt mindestens für ein Kalenderjahr und kann ggf. auch noch rückwirkend mit Wirkung ab Beginn des Jahres 2020 gestellt werden.

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7. Grundsteuer-Erlass wegen Ertragsminderung

Ein Grundsteuer-Erlass wegen einer Ertragsminderung bei bebauten Grundstücken kommt nicht nur bei außergewöhnlichen und vorübergehenden Umständen in Betracht, sondern z.B. auch bei schwacher Mietnachfrage bzw. Unvermietbarkeit der Immobilie aufgrund der allgemeinen schwierigen Wirtschaftslage.

Der Grundsteuer-Erlass ist abhängig von der Minderung des Rohertrags (bei Mietwohngrundstücken die Jahresrohmiete) und kann erst ab einer Ertragsminderung von über 50% beantragt werden:

Minderung des Rohertrags

Grundsteuer-Erlass

um mehr als 50% bis 99%

um 100 %

25%

50%

Ein Grundsteuer-Erlass kommt nur in Betracht, wenn der Vermieter die Minderung des Ertrags nicht zu vertreten hat. Bei einer leer stehenden Wohnung muss der Vermieter nachweisen, dass er sich nachhaltig und ernsthaft um eine Vermietung zu einem marktgerechten Mietzins bemüht hat.

Hierfür ist es notwendig, dass der Grundstückseigentümer versucht haben muss, den Kreis der möglichen Interessenten möglichst umfassend zu erreichen. Angesichts der weitreichenden Nutzung des Internets ist es im Regelfall erforderlich, dass eine Bewerbung leer stehender Immobilien über dieses Medium –und zwar auch in den einschlägigen Suchportalen – erfolgt. Nicht ausreichend ist dagegen das Anbieten z.B. lediglich auf der Homepage des beauftragten Maklers.

Der Antrag auf Erlass der Grundsteuer für das Jahr 2019 ist bis zum 31.03.2020 zu stellen; die Frist kann grundsätzlich nicht verlängert werden (vgl. Abschn. 41 GrStR).

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8. Vorsteuerabzug bei Bahntickets

Durch das Gesetz zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 im Steuerrecht wurde der Umsatzsteuersatz für Bahnfernreisen (über 50km) ab dem 01.01.2020 auf den schon für den Nahverkehr geltenden Steuersatz in Höhe von 7% gesenkt. Die Finanzverwaltung hat nun zu den dabei entstehenden Umstellungsproblemen Stellung genommen.

Bei bis zum 31.12.2019 gültigen Bahntickets wurde der Umsatzsteuersatz von 19% (bei mehr als 50 km) bzw. die Tarifentfernung ausgewiesen, sodass ein entsprechender Vorsteuerabzug möglich war.

Bei ab dem 01.01.2020 gültigen Bahntickets ist der ermäßigte Steuersatz von 7% anzuwenden. Dieser Steuersatz muss nicht gesondert angegeben werden; der Vorsteuerabzug ist trotzdem möglich.

Bei über den 31.12.2019 hinaus geltenden Tickets, die 2019 ausgestellt und bezahlt wurden, bleibt es aus Praktikabilitätsgründen bei 19% Umsatzsteuer; das Bahnunternehmen braucht die Rechnung nicht zu berichtigen und der Kunde behält den Vorsteuerabzug von 19%.

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9. Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 Abgabenordnung). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden.

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31.12.2019 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2009 und früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2009 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge,22 Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2009

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2013 oder früher
  • Sonstige Dokumente (z.B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2013 oder früher

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind; dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden.

Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z.B. im pdf- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.

Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z.B. Ausgangsrechnungen.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt werden.

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerf estsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unter lagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offi ziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.

 

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Impressum:

UNKELBACH TREUHAND GMBH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft

Gartenstraße 30
79098 Freiburg

 

Tel.: 0761 38542-0
Fax.: 0761 38542-77
Mobil: 0172 7662078
Skype: p.unkelbach
e-mail: info@unkelbach-treuhand.de
www.unkelbach-treuhand.de

 

Sitz Freiburg
AG Freiburg i. Br. HRB 3750
Geschäftsführer:
Peter Unkelbach WP/StB
Dr. Philipp Unkelbach WP/StB
Fachberater für Internationales Steuerrecht


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