Mit der PowerPoint-App zum Präsentations-Profi
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MOBILE BUSINESS
iPad und iPhone effizient im Business nutzen| | | | | | | Mit diesen 7 Tipps nutzen Sie die PowerPoint-App wie ein Profi | | |
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| | Liebe Leserin, lieber Leser,
mit PowerPoint für iOS können Sie die weltweit wichtigste Präsentations-App auch auf Ihrem iPad nutzen. Sie profitieren davon, Ihre Präsentationen vom Arbeitsplatz Computer nahtlos weiterbearbeiten zu können. Doch erst mit unseren sieben Tipps und Kniffen werden Ihre Vorträge noch professioneller und überzeugender für Ihre Zuhörer. | | |
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| | Tipp 1: Präsentieren Sie auch auf dem iPad im Look Ihrer Firma
Leider können Sie zurzeit auf dem iPad noch keine PowerPoint-Dokumentvorlagen im POTX-Dateiformat nutzen. Damit Ihre Präsentationen trotzdem Ihrer Unternehmens-CI entsprechen, gehen Sie wie folgt vor:| • | | Öffnen Sie auf dem Arbeitsplatz-Computer eine leere Präsentation auf der Grundlage Ihrer Firmen-Präsentationsvorlage. | | • | | Fügen Sie einige leere Folien ein, zum Beispiel eine Titel-Folie und eine Text-Folie. Speichern Sie eine Kopie davon mit dem Befehl Datei/Speichern unter als normale PPTX-Datei ab. Achtung: PowerPoint für iPad kann auch die älteren Dateiformate .PPT und .PPS öffnen, diese werden vor der Bearbeitung jedoch ins PPTX-Format konvertiert. | | • | | Kopieren Sie diese Datei in einen von PowerPoint für iPad unterstützten Cloud-Speicher (OneDrive, Drop- Box, iCloud Drive). Alternativ senden Sie sie an eine E-Mail-Adresse, auf die Sie mit dem iPad zugreifen können. | | • | | Wenn Sie nun auf dem iPad eine neue Präsentation erstellen möchten, öffnen Sie diese Standard-Präsentation. Bevor Sie Ihre Inhalte eingeben, erzeugen Sie per Tipp auf Ablage/Duplizieren (1) eine Kopie, sodass Ihnen die leere Präsentation als Vorlage erhalten bleibt. |
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| | Tipp 2: Verwenden Sie Animationen, um Texte nacheinander einzublenden
In PowerPoint für iPad stehen Ihnen, genauso wie in der Desktop-Version, Animationen für Text-Übergänge zur Verfügung. Die sind durchaus keine Spielerei: Weil Ihre Zuschauer schneller lesen, als Sie sprechen können, leidet Ihr Vortrag ohne Animationen: Während Sie noch das Für und Wider des ersten Punktes auf Ihrer Folie diskutieren, beschäftigen sich Ihre Zuschauer schon mit Ihrem Fazit in der letzten Zeile. Das kostet viel Interesse und Aufmerksamkeit.
Weisen Sie deshalb Ihrem Text mit dem Befehl Animationen/Eingangseffekt eine zurückhaltende Animation wie Auflösen oder Wischen zu, sodass die Absätze des Textes nacheinander mit dem Verlauf Ihres Vortrags eingeblendet werden. | | |
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| | Tipp 3: Reichern Sie Ihre Präsentation mit aussagekräftigen Bildern anDie Regel „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ gilt auch für Präsentationen auf dem iPad. Per Tipp auf Einfügen/Bilder greifen Sie auf die auf Ihrem iPad gespeicherten Bilder zu. So können Sie die Aussage Ihrer Folie schnell mit Produktfotos anschaulich machen.
Hinweis: Bilder aus dem Internet lassen sich erst nach dem Speichern auf dem iPad verwenden. Dazu berühren Sie das Bild im Browser, halten die Berührung einige Sekunden und tippen dann im Menü auf Bild sichern. Nun können Sie es in PowerPoint aus Ihren Bildern einfügen. | | |
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| | Tipp 4: Nutzen Sie Videos, um Ihre Folien noch interessanter zu machen
Bewegung lenkt die Aufmerksamkeit des Zuschauers automatisch auf sich. Nutzen Sie dies, indem Sie passende Videos einfügen.
Mit dem Befehl Einfügen/Videos greifen Sie auf die Videos Ihres iPads zu. In einem Vorschaufenster können Sie den Videoclip anschließend überprüfen, mit Verwenden fügen Sie es dann endgültig in die Folie ein. Mit Einfügen/Formen oder Einfügen/Textfeld können Sie bei Bedarf Untertitel auf das Video legen, um es weiter zu erläutern.
Aber Achtung: Im Moment ist MP4 das einzige Videoformat, das Sie verwenden können. Falls Sie ein Video einbauen möchten, das nicht in diesem Format vorliegt, führen Sie vorher auf Ihrem Arbeitsplatz-Computer eine Konvertierung durch (zum Beispiel mit einem Programm wie Format Factory, kostenlos unter www.pcfreetime.com).
Tipp 5: Lassen Sie die Übergänge zwischen Ihren Folien fließen
Wenn Sie mit einem Wischen über den Touchscreen des iPads die Folie wechseln, erwartet der Zuschauer automatisch, dass diese auch mit einem Wisch-Effekt vom Bildschirm verschwindet und der nächsten Folie Platz macht. Statt dessen wird standardmäßig einfach mit einem harten Schnitt die nächste Folie angezeigt.
Gestalten Sie diesen Ablauf fließender, indem Sie auf dem Register Übergänge einen passenden Übergangseffekt auswählen, zum Beispiel:| • | | Verblassen ist sehr subtil und passt eigentlich immer. | | • | | Rollen blendet die nächste Folie mit einer weichen Kante von der Seite ein. | | • | | Schieben dagegen überdeckt die vorhergehende Folie, indem die neue Folie von einer Kante aus darüber geschoben wird. |
In der Gruppe Spektakulär finden Sie auffälligere Übergänge, die Sie möglichst sparsam verwenden sollten. Mit Blatt abziehen und Seite einrollen finden Sie dort allerdings auch zwei sehr effektvolle Umblätter-Aktionen, die sich gerade beim Präsentieren im kleinen Rahmen auf dem iPad sehr gut machen. | | |
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| | Tipp 6: Bereichern Sie Ihre Folien mit Diagrammen
Das Register Einfügen zeigt nur Tabellen als Möglichkeit an, Zahlen auf Ihren Folien zu präsentieren. Aber angesichts großer und unübersichtlicher Zahlenkolonnen lässt die Aufmerksamkeit vieler Zuschauer rasch nach. Diagramme eignen sich erheblich besser, um Zahlen aufzubereiten und leicht erfassbar darzustellen. | • | | Um Diagramme in PowerPoint für iPad zu verwenden, nutzen Sie Excel. Geben Sie dort Ihre Zahlen ein und erzeugen Sie über den Befehl Einfügen/Diagramm ein geeignetes Diagramm daraus. | | • | | Tippen Sie es an und danach im Kontextmenü auf Kopieren. | | • | | Wechseln Sie zurück zu PowerPoint. Tippen Sie dort auf eine leere Stelle Ihrer Folie und dann im Kontextmenü auf Einsetzen, um das Diagramm auf der PowerPoint-Folie einzufügen. | | • | | Am oberen Rand erscheint nun die Registerkarte Diagramm, in der Sie weitere Funktionen zur Formatierung finden. Hier können Sie zum Beispiel die Farbgestaltung anpassen oder überflüssige Elemente aus dem Diagramm entfernen. |
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| | Tipp 7: Nutzen Sie zum Präsentieren die ReferentenansichtWenn Sie Ihr Office für iPad mit einem Office 365-Konto aktiviert haben, sind einige zusätzliche Features verfügbar. Dazu gehört unter anderem die Referentenansicht. Sie ist sehr hilfreich, wenn Sie nicht direkt auf dem iPad präsentieren, sondern Ihre Präsentation auf einen Beamer oder Monitor übertragen. | • | | Starten Sie über den Befehl Bildschirmpräsentation/Referentenansicht die Referentenansicht. Dann sehen Sie neben einer Vorschau Ihrer Folie auch Ihre Notizen sowie die vorhergehenden und folgenden Folien. So können Sie auch mal eine Folie überspringen, ohne dass Ihre Zuschauer es mitbekommen. | | • | | Mit dem Stiftwerkzeug, das am oberen rechten Rand eingeblendet wird, können Sie Kommentare während des Vortrags direkt auf Ihre Folie schreiben. | | • | | Mit Bildschirmpräsentation beenden am oberen linken Rand schalten Sie jederzeit wieder in die Bearbeitungsansicht zurück. |
Tipp: Die Referentenansicht ist auch dann nützlich, wenn Sie Ihren Vortrag üben wollen und dabei zur Sicherheit die Notizen vor Augen haben möchten. | | |
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| | Ihre
Mira Sefa
Produktmanagement "iPad at Work" | | |
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Tipp 1: Präsentieren Sie auch auf dem iPad im Look Ihrer FirmaLeider können Sie zurzeit auf dem iPad noch keine PowerPoint-Dokumentvorlagen im POTX-Dateiformat nutzen. Damit Ihre Präsentationen trotzdem Ihrer Unternehmens-CI entsprechen, gehen Sie wie folgt vor:Öffnen Sie auf dem Arbeitsplatz-Computer eine leere Präsentation auf der Grundlage Ihrer Firmen-Präsentationsvorlage.Fügen Sie einige leere Folien ein, zum Beispiel eine Titel-Folie und eine Text-Folie. Speichern Sie eine Kopie davon mit dem Befehl
Datei/Speichern unter als normale PPTX-Datei ab. Achtung: PowerPoint für iPad kann auch die älteren Dateiformate .PPT und .PPS öffnen, diese werden vor der Bearbeitung jedoch ins PPTX-Format konvertiert.Kopieren Sie diese Datei in einen von PowerPoint für iPad unterstützten Cloud-Speicher (OneDrive, Drop- Box, iCloud Drive). Alternativ senden Sie sie an eine E-Mail-Adresse, auf die Sie mit dem iPad zugreifen können.Wenn Sie nun auf dem iPad eine neue Präsentation erstellen möchten, öffnen Sie diese Standard-Präsentation. Bevor Sie Ihre Inhalte eingeben, erzeugen Sie per Tipp auf
Ablage/Duplizieren (1) eine Kopie, sodass Ihnen die leere Präsentation als Vorlage erhalten bleibt.
Tipp 2: Verwenden Sie Animationen, um Texte nacheinander einzublendenIn PowerPoint für iPad stehen Ihnen, genauso wie in der Desktop-Version, Animationen für Text-Übergänge zur Verfügung. Die sind durchaus keine Spielerei: Weil Ihre Zuschauer schneller lesen, als Sie sprechen können, leidet Ihr Vortrag ohne Animationen: Während Sie noch das Für und Wider des ersten Punktes auf Ihrer Folie diskutieren, beschäftigen sich Ihre Zuschauer schon mit Ihrem Fazit in der letzten Zeile. Das kostet viel Interesse und Aufmerksamkeit.
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Tipp 4: Nutzen Sie Videos, um Ihre Folien noch interessanter zu machenBewegung lenkt die Aufmerksamkeit des Zuschauers automatisch auf sich. Nutzen Sie dies, indem Sie passende Videos einfügen.
Mit dem Befehl
Einfügen/Videos greifen Sie auf die Videos Ihres iPads zu. In einem Vorschaufenster können Sie den Videoclip anschließend überprüfen, mit
Verwenden fügen Sie es dann endgültig in die Folie ein. Mit
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Aber Achtung: Im Moment ist
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Tipp 5: Lassen Sie die Übergänge zwischen Ihren Folien fließenWenn Sie mit einem Wischen über den Touchscreen des iPads die Folie wechseln, erwartet der Zuschauer automatisch, dass diese auch mit einem Wisch-Effekt vom Bildschirm verschwindet und der nächsten Folie Platz macht. Statt dessen wird standardmäßig einfach mit einem harten Schnitt die nächste Folie angezeigt.
Gestalten Sie diesen Ablauf fließender, indem Sie auf dem Register
Übergänge einen passenden Übergangseffekt auswählen, zum Beispiel:
Verblassen ist sehr subtil und passt eigentlich immer.
Rollen blendet die nächste Folie mit einer weichen Kante von der Seite ein.
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Tipp 6: Bereichern Sie Ihre Folien mit DiagrammenDas Register
Einfügen zeigt nur
Tabellen als Möglichkeit an, Zahlen auf Ihren Folien zu präsentieren. Aber angesichts großer und unübersichtlicher Zahlenkolonnen lässt die Aufmerksamkeit vieler Zuschauer rasch nach. Diagramme eignen sich erheblich besser, um Zahlen aufzubereiten und leicht erfassbar darzustellen. Um Diagramme in PowerPoint für iPad zu verwenden, nutzen Sie
Excel. Geben Sie dort Ihre Zahlen ein und erzeugen Sie über den Befehl
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Einsetzen, um das Diagramm auf der PowerPoint-Folie einzufügen.Am oberen Rand erscheint nun die Registerkarte
Diagramm, in der Sie weitere Funktionen zur Formatierung finden. Hier können Sie zum Beispiel die Farbgestaltung anpassen oder überflüssige Elemente aus dem Diagramm entfernen.
Tipp 7: Nutzen Sie zum Präsentieren die ReferentenansichtWenn Sie Ihr Office für iPad mit einem Office 365-Konto aktiviert haben, sind einige zusätzliche Features verfügbar. Dazu gehört unter anderem die
Referentenansicht. Sie ist sehr hilfreich, wenn Sie nicht direkt auf dem iPad präsentieren, sondern Ihre Präsentation auf einen Beamer oder Monitor übertragen. Starten Sie über den Befehl
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Tipp: Die Referentenansicht ist auch dann nützlich, wenn Sie Ihren Vortrag üben wollen und dabei zur Sicherheit die Notizen vor Augen haben möchten.
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