Projecten plannen... Als je het hoort, klinkt dat lastig: mijlpalen, acties, teamleden, budget, et cetera. Maar het valt best mee, als je het natuurlijk doet. Gewoon met je gezonde verstand. Gelukkig heeft David Allen, de bedenker van Getting Things Done, dat in zijn Natuurlijke Planningsmodel gebruikt en uitgewerkt. Die manier van plannen sluit goed aan bij hoe mensen lekker werken. Vast ook bij jou. |
|
|
|
Waarom en binnen welke voorwaarden? |
|
|
|
Als je je plan wil maken volgens de stappen van natuurlijke planning, begin je bij de vraag waarom je het project wil doen. Hoe draagt het project bij aan jouw langetermijnvisie, jouw strategische plannen? Daarmee voorkom je dat je aan de slag gaat met een project dat op zich nuttig kan zijn, maar niet echt bijdraagt aan die dingen die voor jou, of jouw team of organisatie, wezenlijk zijn.
Als je weet waarom je het project wil doen, bepaal je meteen ook welke randvoorwaarden er voor dit project gelden. Hoe zit het met budget, data, inzet van teamleden, kwaliteit?
Stel jezelf vragen als: |
|
|
|
Dan is het zaak precies te formuleren wat je met het project wil bereiken. Oftewel, wat is de gewenste uitkomst?
Stel voor je project vragen als: |
|
|
|
Hoe? Deel 1: brainstormen |
|
|
|
Zodra je weet wat je gewenste uitkomst is en je bewust bent van de belangrijkste onderliggende principes, kun je gaan brainstormen.
Het zal je verbazen hoe goed je hierin bent. Je hersenen zijn namelijk gewend om de hele dag door dit soort problemen op te lossen. Je bent hier, je wil daarheen, hoe gaan we dat het slimste en snelste doen? Nemen we de trein, bus, auto, fiets, gaan we lopen?
Je wil uit eten met een nieuwe vriend(in). Je weet je gewenste uitkomst: lopend van een goed gesprek tot en met het begin van een nieuwe romantische relatie. Je onderliggende principes heb je ook, of je
het nu weet of niet. En voor je het weet, heb je vijf mogelijkheden om wat leuks te gaan doen.
Het probleem met brainstormen is vaak niet het op ideeën komen. Het probleem is vaker het überhaupt weten wat succes is, wat je wil bereiken, waar je naartoe wil. Zodra dat helder is, maakt je brein de sprong van de realiteit naar de gewenste realiteit meestal vrij eenvoudig.
Begin je brainstorm door jezelf af te vragen: ‘Gegeven deze gewenste uitkomst, wat kan er allemaal relevant zijn om te doen?’. De ideeën komen dan vast als vanzelf. |
|
|
|
Nu je weet waar je wil zijn, wat belangrijk is (principes) en hoe je het ongeveer gaat aanpakken, is het tijd om een plan te maken. Dat kan heel eenvoudig beginnen, achterop een servetje, in je aantekeningenboek, als een mindmap. Hoe complexer het proces, hoe meer details je van tevoren wil doordenken en vastleggen.
Uiteindelijk kun je zelf bepalen of het project waar je een plan voor maakt zo ingewikkeld is, dat het Gantt-charts, uitgebreide beschrijvingen en een eigen intranet nodig heeft, of dat je het afkunt met dat bierviltje (wat je dan natuurlijk wél ondertussen even in je stuff-inbox hebt gegooid).
|
|
|
|
En nu? Eerstvolgende acties! |
|
|
|
En dan komt het aan op het bedenken en vastleggen van eerstvolgende acties. Die vloeien waarschijnlijk vrij makkelijk voort uit je projectplan, als je op deze manier werkt. Die acties zijn concreet, fysiek en komen op je lijst met eerstvolgende acties. En op die van je collega's natuurlijk.
Is dit simpel, of wat? Simpel toch? Nou hoeft simpel helemaal niet effectief te zijn. Maar dat moet je zelf in de praktijk maar eens proberen.
Denk aan een project wat al weken of maanden op je radar bliept, maar wat je steeds voor je uitschuift.
Stel jezelf dan de volgende vijf
vragen. Dat kan in tien minuten.
Waarom doen we dit project en welke principes of standaarden zijn er voor dit project?
Wat is mijn gewenste uitkomst?
Op welke vijf manieren zou ik deze gewenste uitkomst kunnen bereiken?
Hoe organiseer ik dat even vlot en handig op papier?
Wat zijn de eerste paar eerstvolgende acties die er nu op aankomen?
|
|
|
|
Welk project heb jij wat maar niet van de grond komt? Pas bovenstaande tips eens toe en ga je project plannen! |
|
|
|
 | Slimmer werken met meer effect!
Trainingen in productiviteit
|
|
|
|
Meer overzicht en focus met slimme gewoontes
Elke dag stromen meldingen en taken binnen. Hoe houd je grip op je werk zonder overweldigd te raken?
Onze ervaring is dat de sleutel ligt in slimme gewoontes die structuur en overzicht creëren. Door kleine, praktische veranderingen in je dagelijkse routine, krijg je meer rust en werk je efficiënter.
Wil jij ook meer rust en overzicht in je werk?
In onze training Slimmer Organiseren ontdek je hoe je dit realiseert.
Lees meer en meld je aan!
|
|
|
|
16 mei 2025 - Training Slimmer Organiseren - Minder stress, meer effect
Meer info | Aanmelden
22 mei 2025 - Workshop Slimmer Werken met AI - Minder moeite, meer resultaat
Meer info | Aanmelden
3 juni 2025 - Training GTD in de Praktijk - Dagelijks rust en overzicht
Meer info | Aanmelden
20 juni 2025 - Training Slimmer Prioriteren - Meer overzicht, betere keuzes
Meer info | Aanmelden
10 en 11 juli 2025 - Intensief training GTD in de Praktijk - Dagelijks rust en overzicht
Meer info | Aanmelden
25 en 26 augustus 2025 - Intensief training Slimmer Organiseren - Minder stress, meer effect
Meer info | Aanmelden
18 september 2025 - Training Slimmer Samenwerken - Minder ruis, meer impact
Meer info | Aanmelden
|
|
|
|
Mooie training om je dagelijkse taken te combineren met grovere projecten en doelen in het jaar. Marijn Swart, Octatube
|
|
|
|
Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door
Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!
|
|
|
|
Copyright © 2005 - 2025 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden. |
|
|
|
|
