Nyhedsbrev om styring Nyt fra Økonomistyrelsen 26. august 2020 Styring på nye måder Så kom vi over på den anden side af sommerferien og vi har lagt et forår bag os, som bød på uventede udfordringer. Pandemien har påvirket den måde vi leder og styrer på, men har også vist os, at den digitale omstilling gør det muligt at fortsætte det daglige arbejde fra hjemmekontoret. Situationen har lært os, at med fastlagte strategier og arbejdsprogrammer og med faste rammer for den daglige drifts- og økonomistyring kan en effektiv levering af vores samfundsrettede opgaver opretholdes selv i ekstraordinære situationer. I Økonomistyrelsen har vi under hjemsendelsen fastholdt de daglige tavlemøder i alle enheder. Hurtigt blev de ellers fysiske tavler omdannet til digitale tavler, som der arbejdes på, at kunne fastholde fremadrettet. Vi har holdt ugentlige møder på tværs af hele styrelsen via Campus og nye medarbejdere og ledere er blevet on-boardet online. De digitale løsninger har understøttet at opgaverne ift. vores pejlemærker og arbejdsprogrammer har kunnet fortsætte ufortrødent. Det gælder fx store implementeringsprojekter som Statens Budgetsystem (SBS) og Statens HR (SHR), som også virtuelt har kunnet hjælpe nye institutioner i gang. Vi har arbejdet med nye vejledninger og inspirationsmateriale til jer om fx intern finansiel kontrol, prisfastsættelse og brugen af fællesstatslige data i en analytiker-håndbog. På en ny fane på vores hjemmeside har vi udfoldet vores vejledning og rådgivning til jer om enkel og værdiskabende styring og ledelse. Læs i nedenstående seneste nyt om en række aktiviteter i Økonomistyrelsen, der skal bistå og understøtte jeres arbejde. Vi ser frem til fremdige samarbejder. Styrket rådgivning om enkel og værdiskabende styring og ledelse Økonomistyrelsen ønsker at være tilgængelig og sikre, at der altid er relevante vejledninger og værktøjer, som kan hjælpe de offentlige institutioner med at understøtte jeres styring og ledelse. På Økonomistyrelsens hjemmeside er der derfor oprettet en ny fane, der hedder ”Styring og ledelse”. Her fremgår både Økonomistyrelsens bud på, hvad god styring og ledelse er, men også en række konkrete værktøjer, rådgivningsydelser, og muligheder for oplæg, der gælder alle institutioner i den offentlige sektor. Den nye fane dækker hele spektret af styring og ledelse, lige fra værktøjer til at sikre effektiv drift og anvendelse af årshjul, til arbejdet med datamodeller og udvikling af ledelsesinformation og business intelligens løsninger, der kan understøtte fx strategiske målsætninger eller mere værdiskabende økonomistyring. Læs meget mere her. Ny vejledning om finansiel kontrol Økonomistyrelsen har nu offentliggjort en ny Vejledning om intern finansiel kontrol. Vejledningen gennemgår de eksisterende regler for intern finansiel kontrol og giver inspiration til, hvordan et internt kontrolsystem kan opbygges og implementeres. I et bilag indgår en række skabeloner, som kan anvendes direkte i jeres institutioner under kortlægning og videreudvikling af jeres interne kontrol set-up. Læs mere her På Økonomistyrelsens hjemmeside kan du nu også finde en casebeskrivelse af, hvordan Finansministeriets koncern arbejder med tilsynsforpligtelsen. I Finansministeriet udvikles og tilpasses tilsynet løbende til opgaveporteføljen og risikobilledet i dialog med ledelsen. Se casebeskrivelsen her. Ny vejledning om prisfastsættelse Økonomistyrelsen har offentliggjort en ny vejledning om prisfastsættelse. Den indeholder de generelle retningslinjer for, hvordan statslige institutioner skal prissætte deres varer og ydelser. Vejledningen omfatter såvel varer og ydelser, der udbydes i konkurrence med private aktører, som andre varer og ydelser, hvor der gælder særskilte retningslinjer. Den er opbygget, så den først gennemgår de generelle retningslinjer, som er direkte gældende for kommercielle aktiviteter, der udbydes i mulig konkurrence med private aktører. Den er tilmed gældende for en række øvrige aktiviteter, der skal prisfastsættes. Dernæst beskrives de forhold, hvor der er afvigelser fra de generelle retningslinjer. Dette afsnit er struktureret, så det indeholder retningslinjerne for prisfastsættelse for hver enkelt af de særlige forhold eller varer og ydelser, hvor de generelle retningslinjer fraviges. Endelig indeholder vejledningen eksempler, som skal illustrere anvendelsen af de retningslinjer, der er beskrevet i vejledningen. Eksemplerne skal tjene som ekstra pejlemærker for fortolkning af retningslinjerne i konkrete situationer. Har du spørgsmål til Vejledningen kan du kontakte Kontoret for Statsregnskab på statsregnskab@oes.dk Analytikerhåndbog til vejledning og inspiration Med Økonomistyrelsens analytikerhåndbog ønsker vi at skabe overblik, gennemsigtighed og retning for anvendelsen af de fællesadministrative data, vi stiller til rådighed. Analytikerhåndbogen er målrettet medarbejdere, der anvender Økonomistyrelsens fællesadministrative data til analyse- og styringsformål. Håndbogen fokuserer på tre fagområder: økonomi og regnskab, personaleressourcer samt indkøb. Analytikerhåndbogen skaber overblik over de fællesadministrative data og giver indblik i, hvor de centrale variabler kan tilgås. Derudover skaber håndbogen klarhed om beregningen af de nøgletal, Økonomistyrelsen udstiller, og pointerer opmærksomhedspunkter ved fortolkningen af disse. Det gælder fx opgørelser af konsulentindkøb samt compliance på indkøb. Afsluttende inspirerer håndbogen også til, hvordan man som institution selv kan foretage typiske analyser med de fælles-administrative data. Vi håber, at analytikerhåndbogen kan bidrage til bedre og bredere anvendelse af Økonomistyrelsens fællesadministrative data i din institution. Du kan hente analytikerhåndbogen her. Vi vil løbende opdatere håndbogen, så har du spørgsmål, input eller feedback er du velkommen til at kontakte Johannes Christensen, johch@oes.dk. Nyt netværk om regler for statslig administration Økonomistyrelsen har taget initiativ til et nyt netværksforum med fokus på udformning og udvikling af regler for administrationen af statslige ansøgningspuljer. Den 19. juni 2020 blev der afholdt et sættemøde i netværket med deltagelse af en bred kreds af tilskudsadministratorer fra en række ministerieområder. Det er vores forhåbning, at forummet kan danne grundlag for løbende drøftelser og videndeling mellem statslige tilskudsadministratorer i forhold til udvikling og tilpasning af anvendte tilskudsadministrative regler for statslige ansøgningspuljer. Netværket er etableret i forlængelse af et tværministerielt analysearbejde, der har ledt til et foreliggende udkast om fælles regler for en række centrale administrationsopgaver i forvaltningen af statslige ansøgningspuljer. Det er hensigten, at de endelige fælles regler implementeres i en opdatering af Økonomistyrelsens ”Vejledning om effektiv tilskudsadministration” samt i tilskudsadministratorernes lokalt forankrede regler for statslige ansøgningspuljer. Det bliver derfor også en naturlig del af netværkets emneområde at drøfte og dele viden i forhold til de praktiske problemstillinger mv., som givet vil melde sig i forbindelse med iværksættelsen af disse nye fælles regler. Har du spørgsmål til netværket kan du kontakte Michael Andersen, mpa@oes.dk. Hvad er god styring? 800 topchefer i staten giver deres bud Nu får universitetsforskere snart et svar på, hvordan 800 topchefer i staten mener, at man bedst kan tilrettelægge en god og værdiskabende styring, hvor der er plads til det lokale ledelsesrum. Før sommerferien fik omkring 800 topchefer i statslige institutioner - fra direktører i styrelser til rektorer på gymnasier - et spørgeskema med 23 spørgsmål. Her får topcheferne mulighed for at svare på, hvordan de mener, at man som leder i fremtiden bedst kan tilrettelægge en god og værdiskabende styring, der understøtter driften og følger op på beslutninger, og samtidig tilgodeser behovet for et lokalt ledelsesrum. Vicedirektør i Økonomistyrelsen, Hanne Lund-Christensen: "I Økonomistyrelsen er vi meget optagede af, hvordan vi bedst udvikler rammerne for en enkel og værdiskabende styring og ledelse i staten. Derfor ser vi meget frem til at høre, hvilke erfaringer topcheferne har med forskellige styringsrelationer, og hvad de mener virker bedst, når det handler om at finde en god balance, hvor fx tillid og styring spiller godt sammen." Der er tale om en forskningsundersøgelse, hvor det hollandske Utrecht University, Kronprins Frederiks Center for Ledelse, Forum for Fremtidens Offentlige Styring og Ledelse, DJØF og Økonomistyrelsen samarbejder om at indsamle og fortolke viden om styringsrelationerne i staten. Forløb om implementering af standardrapport til økonomistyring For at understøtte behovet for ledelsesinformation til økonomistyring, stiller vi i Økonomistyrelsen en række standardrapporter med økonomidata frit tilgængelig for statslige institutioner. Rapporterne er opdelt ift. målgrupper hhv. direktion, fagchefer og økonomimedarbejdere. Vi har tidligere afholdt en række workshops for at hjælpe med at få dem taget i brug. Det arbejde genoptager vi her efter sommerferien. Konkret kommer vi til at afholde en serie af workshops for at hjælpe interesserede institutioner med at få standardrapporterne taget i brug i løbet af 2. halvår 2020: - Gå hjem møde: Præsentation af rapporterne, workshopforløbet, rappor-ternes indhold, hvordan de kan anvendes og videreudvikles. - ”Kom godt i gang” møde: Vejledning i ibrugtagning, navigation i LDV, inspiration til tilretning mm. - Opfølgningsworkshop: Hjælp til tilretning af rapporter og videreudvikling - Cafe: Hjælp til videreudvikling og spørgsmål – både forretningsmæssigt og teknisk. Har dette interesse, så skriv endelig til Jeppe Pless, jeple@oes.dk, eller Tine Laursen Munk, tilam@oes.dk, for at høre mere. Datoer og tilmelding vil blive kommunikeret senere, og tilmelding vil ske via Campus. Akademi for Enkel og Værdiskabende Styring er i gang med at finde en leverandør Akademi for Enkel og Værdiskabende Styring åbner i 2021 for et basisforløb i økonomistyring målrettet økonomimedarbejdere i staten. Økonomistyrelsen er netop nu i gang med at indhente tilbud fra en række eksterne leverandører, der skal stå for at udvikle basisforløbet sammen med følgegruppen og sidenhen stå for undervisningen. I styregruppensidder repræsentanter fra en række statslige institutioner. Vi forventer at kunne offentliggøre navnet på leverandøren omkring 1. oktober. Basisforløbet i økonomistyring skal give kursisten en solid indføring i statslig økonomistyring, og vil bestå af en række faglige moduler, der indeholder undervisning i bl.a. bevilling og budgettering, controlling, datainformeret styring og forretningsrådgivning. Undervisningen vil være praksisnær og anvendelsesorienteret, så kursisterne bliver trænet i at løse de opgaver, de møder i deres daglige arbejde. Vi håber at kunne åbne for tilmeldinger inden årets udgang med forventet kursusstart omkring 1. marts. Afmeld nyhedsbrevet her Økonomistyrelsen Landgreven 4 DK-1017 København K T: 33 92 80 00 E: styring@oes.dk