Nyhedsbrev om økonomistyring April 2020 22. april 2020 Vi har skiftet navn til Økonomistyrelsen Siden sidste nyhedsbrev har Moderniseringsstyrelsen fået nyt navn, så vi nu hedder Økonomistyrelsen. Arbejdsopgaverne er stadig de samme, og vi fortsætter derfor også med at rådgive om enkel og værdiskabede styring og ledelse. Det betyder, at du stadig kan tage fat i din institutions kontaktperson, hvis I ønsker rådgivning og sparring inden for styringsrelaterede emner som eksempelvis: • Mål- og resultatstyring • Driftsstyring • Sammenhængende økonomistyring, generelle fællesomkostninger og bedre budgettering • Tillids- og resultatorienteret kultur • Ledelsesinformation og registreringsrammer • Økonomistyring i regioner og kommuner Inden sommerferien lancerer vi også en ny fane på vores hjemmeside, så du nemmere kan få et overblik over alle de gode værktøjer, der kan anvendes, når I arbejder med jeres interne institutionsstyring. Datainformeret beslutningsstøtte Vi arbejder i Økonomistyrelsen videre med at understøtte de statslige institutioners arbejde med datainformeret beslutningsstøtte. Det gør vi bl.a. via vores BI-rejsehold, som har en række samarbejds-projekter med statslige institutioner. I projekterne udvikler vi i fællesskab modtager-orienteret og forretningsrelevant ledelsesinformation på tværs af de administrative områder – økonomi, HR, strategi og ESDH. Sigtet med projekterne er, at institutionerne får implementeret et godt produkt til ledelsesinformation, men i lige så høj grad, at der opbygges kompetencer til selv at udvikle og udbygge ledelsesinformation. Hvis du er nysgerrig på Økonomistyrelsens arbejde med ledelsesinformation er du velkommen til at kontakte projektleder Jeppe Pless (jeple@oes.dk). Udgiftsopfølgninger i 2019 Vores gennemgang af 4. udgiftsopfølgning har vist, at der fortsat er store mindreforbrug under delloft for drift og delloft for indkomstoverførsler på flere ministerområder. Særligt mellem prognosen ved 3. udgiftsopfølgning og det endelige regnskab for året, er der store nedjusteringer mellem det forventede og det faktiske forbrug under delloft for driftsudgifter. Hos Økonomistyrelsen ser vi mange afvigelses-forklaringer i løbet af et år, og vi ved, at det kan være svært at redegøre for afvigelserne. Men gode og værdiskabende afvigelsesforklaringer er en af nøglerne til en god lokal risikoafdækning. Derfor giver vi her et par anonymiseret eksempler, som fra skrivebordet vurderes mere eller mindre sigende og dermed værdi-skabende for den samlede styring og risikoafdækning i økonomien. Mindre værdiskabende afvigelsesforklaringer: • Nettoafvigelsen mellem kontoens bevilling og regnskabet for året udgør ca. -5,4 mio. kr. Mindreforbruget skyldes et lavere aktivitetsniveau end forudsat på FL19 og i løbet af året. • Nettoafvigelsen udgør ca. 20 mio. kr., hvilket kan tilskrives en højere aktivitet på kontoen end forudsat på FL19. Mere værdiskabende afvigelsesforklaringer: • Mindreforbruget skyldes især mindre afløb på [konkret aktivitetsbeskrivelse] pga. færre ansøgninger fra kommunerne svarende til 42,9 mio. kr., samt et merforbrug på 2 mio. kr. vedrørende [pulje] grundet meransøgning på puljen. • Mindreforbruget skyldes færre indfrielser af statsgarantier end forventet pba. udviklingen i 2018, hvor skønnet blev opjusteret. • Nettoafvigelsen udgør 21,2 mio. kr. Dette udgøres af et merforbrug på 10,0 mio. kr. vedr. overførsel af bevilling til [styrelse], 14 mio. kr. vedr. faldende priser på [vare], 2,7 mio. kr. vedr. projektudgifter, 1,5 mio. kr. vedr. igangsættelse af initiativ om sagsbehandling. Mindreforbruget består i en forsinkelse af [projekt] på 7 mio. kr. Regnskabsregistreringen af generelle fællesomkostninger i 2019 og meningsfuld benchmarking Økonomistyrelsen indførte i 2016 et krav om regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger - ud fra en fælles definition - med en ambition om, at kunne skabe meningsfuld benchmakring og videns-deling på tværs af staten. Siden indførelsen af kravet har Økonomistyrelsen årligt fulgt op på regnskabsregistreringen af generelle fællesomkostninger. I 2016 var datakvaliteten udfordret af, at en større del af regnskabet i staten ikke var konteret på dimensionen FL-formål, ligesom divergerende regnskabs- eller registreringspraksis mellem årene har skabt udsving i KPI’erne for generelle fællesomkostninger. Vores vurdering er, at hovedparten af jer er i mål med implementeringen, men at ikke alle udnytter de muligheder, der er for meningsfuld benchmarking mellem jer og andre i benchmarkdatabasen og til brug for styringen i institutionen. Har du spørgsmål om regelsættet for generelle fællesomkostninger eller om benchmarks, er du velkommen til at kontakte Haider Tasneem (hahat@oes.dk). Ny vejledning om intern finansiel kontrol på vej På baggrund af en række sager om mangelfuld kontrol og tilsyn i offentlige institutioner er Økonomistyrelsen i gang med at efterse eksisterende instrukser og vejledninger om intern kontrol og tilsyn. Der er en ny og udvidet vejledning om intern finansiel kontrol under udarbejdelse. Vejledningen vil gennemgå de eksisterende regler for intern finansiel kontrol og give inspiration til, hvordan et internt kontrolsystem kan opbygges og implementeres. Derudover efterses vejlednings-materialet ift. ministerie-, virksomheds- og regnskabsinstrukserne samt andre relevante vejledninger. Der forventes at blive holdt en række informationsarrangementer for statslige institutioner om de nye vejledninger fra medio 2020 (eller når det igen bliver forsvarligt at samles). Implementeringen af Statens Budgetsystem fortsætter På trods af hjemmearbejdsdage, så fortsætter implementeringen af Statens Budgetsystem og tredje implementeringsbølge overgår som planmæssigt til drift pr. 1. maj. Vi har afholdt en række centrale workshops inden vi alle blev sendt hjem, og de resterende planlagte aktiviteter er erstattet af vejledninger og en-til-en dialog med institutionerne. Fjerde – og sidste – implementeringsbølge igangsættes også som planlagt på denne her side af sommerferien. Under normale omstændigheder ville Økonomistyrelsens direktør Poul Taankvist indlede implementeringsbølge med at byde direktørerne fra de berørte institutioner velkommen til implementeringsforløbet. Det gør han fortsat, dog via e-mail. Næste aktivitet for institutionerne vil være et bilateralt møde mellem de implementerings-ansvarlige i Økonomistyrelsen og i den enkelte institution. Vi planlægger at afholde møderne i maj. Uanset om det bliver i den virtuelle eller fysiske verden, glæder vi os til at møde jer. Vi står desuden fortsat til rådighed, så hvis I har spørgsmål omkring brugen af Statens Budgetsystem eller gerne vil have noget afklaret i forhold til implementeringsbølgen, er I meget velkomne til at skrive til SBSimplementering@oes.dk Ny vejledning om anvendelsen af betalingskort i staten Økonomistyrelsen har udarbejdet en ny vejledning om anvendelsen af betalingskort i staten, der indeholder en række anbefalinger. Derudover har den bl.a. fokus på en mere nøjagtig beskrivelse i regnskabsinstruksen af institutionens anvendelse af kort og i den enkelte bemyndigelseserklæring, hvor det fastlægges, hvad den pågældende medarbejder må bruge kortet til og inden for hvilke rammer. Der er fokus på de overvejelser, som institutionerne kan gøre sig, når de skal give en medarbejder et betalingskort: Præcist hvad medarbejderen må bruge kortet til. Hvordan kortet kan begrænses yderligere, dvs. ud over at fastsætte et månedligt maksimum. Der kan fx spærres for visse købstyper, som med-arbejderen ikke skal bruge kortet til. Gør man det, kan man langt hen ad vejen sikre, at anvendelses-mulighederne svarer til bemyndigelsen. Der er også fokus på kontroller og opfølgning, både hvad institutionen skal være opmærksom på, og de muligheder, der er for understøttelse af nogle gode procedurer: Eksempelvist procedurer, som sikrer, at institutionen løbende forholder sig til transaktionerne, og ikke først når fakturaen kommer. Der er også lidt om mobile betalingsløsninger, lounge i lufthavne og hvorfor der ikke er forsikring på statens kort. Læs mere om reglerne for betaling med betalingskort her og find vejledningen her. Akademi for Enkel og Værdiskabende Styring åbner i 2021 Økonomistyrelsen er i gang med at udvikle et kompetenceudviklingstilbud til økonomimedarbejdere i staten, som vi kalder Akademi for Enkel og Værdi-skabende Styring. Akademiet udspringer af en efterspørgsel fra de statslige økonomichefer efter relevant og praksisnær kompetenceudvikling i økonomistyring, fx regnskabs-forståelse, budgettering, controlling, forretnings-rådgivning og datainformeret styring. Projektets styregruppe har besluttet, at akademiets første tilbud skal være et samlet forløb bestående af en række moduler i grundlæggende økonomistyring, som vi efter planen åbner for tilmelding til i slutningen af 2020. Lige nu er vi i fuld sving med at udvikle akademiet, og har netop afholdt markedsdialoger med en række potentielle leverandører, der skal være med til udvikle og undervise på akademiet. I projektets indledende fase har vi også fået værdifulde input til akademiets faglige indhold og undervisningsform fra en række statslige økonomichefer, så vi kommer med et fagligt stærkt kompetenceudviklingstilbud, der kan imødekomme jeres behov. Afmeld nyhedsbrevet her Økonomistyrelsen Landgreven 4 DK-1017 København K T: 33 92 80 00 E: styring@oes.dk