Projektmanagement, Organisation & Chefentlastung
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SEKADA
Profi-Tipps für effizientes Arbeiten im Büro| | | | | | Projektmanagement: So lösen Sie professionell zwischenmenschliche ProblemeLiebe Leserin, lieber Leser,
wenn zwei Projektteilnehmer sich nicht „riechen“ können, ist der Arbeitsablauf gestört. Kommunikation findet nicht ausreichend statt, wichtige Unterlagen werden vorenthalten oder zu spät abgegeben. Bearbeitungsfristen werden dem Projektkollegen so kurz gesetzt, dass der Kontrahent scheitern muss. Diese und ähnliche Verhaltensweisen geschehen unbewusst aus einem Widerwillen heraus oder gezielt, um den unbeliebten Projektkollegen aus dem Projekt zu verbannen. Greifen Sie als Projektassistentin unbedingt frühzeitig ein, damit nicht das ganze Projekt in Gefahr gerät. | | |
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| Anzeige Führen Sie keine Problemgespräche am Arbeitsplatz mehr, bevor Sie diese Tipps gelesen haben!
Sie haben sicher auch schon Situationen erlebt, in denen Sie nicht wussten, wie Sie sich richtig verhalten sollen. Zum Beispiel gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, dem Chef oder Kunden. Vielleicht sind Sie auch schon in peinliche Fettnäpfchen getreten und haben sich dadurch eine interessante Chance verbaut.
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| | So gehen Sie vor:
1. Suchen Sie zunächst das Gespräch mit beiden Projektkollegen einzeln. Formulieren Sie eine Ich-Botschaft, damit kein Vorwurf daraus wird.
„Herr Sander, ich habe das Gefühl, dass die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Herrn Anton nicht reibungslos verläuft. Woran liegt es?“
2. Hören Sie sich die Argumente von beiden Seiten an.
3. Bei zwischenmenschlichen Problemen versuchen Sie, zunächst durch Ihre Assistenzfunktion die Wogen zu glätten. Argumentieren Sie so:
„Ich verstehe. Die Zusammenarbeit ist nicht leicht, wenn es in der Vergangenheit einen unschönen Zwischenfall gegeben hat. Ich schlage vor, dass Sie beide sich darüber noch einmal unterhalten. Vielleicht lässt sich heute, mit Abstand, der Fall klären und abschließen. Was unser Projekt betrifft, hilft es, wenn Sie sich zunächst alle guten Eigenschaften und die Kompetenz Ihres Kollegen vor Augen halten. An Stellen, an denen es dennoch nicht funktioniert, kommen Sie gern zu mir. Vielleicht kann ich mit dem Projektleiter einen anderen Organisationsweg finden.“
Indem Sie den Projektleiter mit ins Spiel bringen, signalisieren Sie, dass Ihre Projektkollegen handeln müssen, wenn sie nicht möchten, dass ein Vorgesetzter einbezogen wird. In den meisten Fällen werden die Kollegen dies nicht wollen, weil es vermittelt, dass sie selbst nicht in der Lage sind, eine Unstimmigkeit zu bereinigen. Diese Blöße werden sie sich nicht geben.
4. Verläuft die Projektarbeit trotz Ihrer Versuche nicht besser, schalten Sie unbedingt den Projektleiter ein, da sonst das ganze Projekt gefährdet sein könnte. Das Gleiche gilt, wenn es keine zwischenmenschlichen Probleme sind, sondern Kollegen fachlich nicht auf einen Nenner kommen.
Fazit: Ein reibungsloser Ablauf ist für das Erreichen des Projektziels sehr wichtig. Ihr Projektleiter hat viele Aufgaben und erfährt nicht alles. Da die Projektteilnehmer nicht ständig zusammenarbeiten und aufeinander eingespielt sind, kann es hier vermehrt zu Störungen kommen. Entlasten Sie Ihren Projektleiter, indem Sie ihn bei zwischenmenschlichen Problemen unterstützen und durch Gespräche versuchen, Kontrahenten wieder zusammenzubringen. | | |
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Johanna Schlamp-Ogawa
Bereichsleitung „Sekada – Kompetenz für Sekretärinnen“ |
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Meine Empfehlung:
Lassen Sie sich den neuen Spezialreport "8 Tipps für Problemgespräche am Arbeitsplatz" nicht entgehen. Denn nur wer die richtigen Kommunikations- und Umgangsformen kennt, kann kritische Situationen charmant bewältigen. |
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So gehen Sie vor: 1. Suchen Sie zunächst das Gespräch mit beiden Projektkollegen einzeln. Formulieren Sie eine Ich-Botschaft, damit kein Vorwurf daraus wird.
„Herr Sander, ich habe das Gefühl, dass die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Herrn Anton nicht reibungslos verläuft. Woran liegt es?“2. Hören Sie sich die Argumente von beiden Seiten an.
3. Bei zwischenmenschlichen Problemen versuchen Sie, zunächst durch Ihre Assistenzfunktion die Wogen zu glätten. Argumentieren Sie so:
„Ich verstehe. Die Zusammenarbeit ist nicht leicht, wenn es in der Vergangenheit einen unschönen Zwischenfall gegeben hat. Ich schlage vor, dass Sie beide sich darüber noch einmal unterhalten. Vielleicht lässt sich heute, mit Abstand, der Fall klären und abschließen. Was unser Projekt betrifft, hilft es, wenn Sie sich zunächst alle guten Eigenschaften und die Kompetenz Ihres Kollegen vor Augen halten. An Stellen, an denen es dennoch nicht funktioniert, kommen Sie gern zu mir. Vielleicht kann ich mit dem Projektleiter einen anderen Organisationsweg finden.“Indem Sie den Projektleiter mit ins Spiel bringen, signalisieren Sie, dass Ihre Projektkollegen handeln müssen, wenn sie nicht möchten, dass ein Vorgesetzter einbezogen wird. In den meisten Fällen werden die Kollegen dies nicht wollen, weil es vermittelt, dass sie selbst nicht in der Lage sind, eine Unstimmigkeit zu bereinigen. Diese Blöße werden sie sich nicht geben.
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Fazit: Ein reibungsloser Ablauf ist für das Erreichen des Projektziels sehr wichtig. Ihr Projektleiter hat viele Aufgaben und erfährt nicht alles. Da die Projektteilnehmer nicht ständig zusammenarbeiten und aufeinander eingespielt sind, kann es hier vermehrt zu Störungen kommen. Entlasten Sie Ihren Projektleiter, indem Sie ihn bei zwischenmenschlichen Problemen unterstützen und durch Gespräche versuchen, Kontrahenten wieder zusammenzubringen.
Johanna Schlamp-Ogawa
Bereichsleitung „Sekada – Kompetenz für Sekretärinnen“ |
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