Geen nieuws, goed nieuws

Samen werken versus samenwerken

• Je kunt een team niet leren lezen. Dat doet iedereen individueel. Maar je kunt wel leren samenwerken. Kortom, iedereen heeft zijn eigen taken, maar aandacht aan samenwerken besteden is essentieel. Het is dan ook jammer om te wachten met het optimaliseren van samenwerking, totdat er frictie is.
  
  
• Trap elk project af met een reeks afspraken om allerlei frictie bij voorbaat te voorkomen. Denk aan afspraken over waar je taken en documenten laat, hoe je documenten noemt en nummert en hoe vaak je met elkaar afstemt over lopende zaken met welke communicatiemiddelen. Maar denk ook aan bereikbaarheid en de verwachte reactietijd op bijvoorbeeld e-mails.
  
  
• Gebruik je samen dezelfde productiviteitsmethode, zoals Getting Things Done (GTD), dan heb je samen een taal die je helpt productiever te worden en samenwerkingsproblemen aan te pakken. Door allemaal te werken met concrete acties, in GTD-termen Eerstvolgende Acties, kun je besprekingen en taken die je delegeert veel concreter maken. Ben je allemaal bekend met de manier waarop je de uitkomst van een project vastlegt in een Gewenste Uitkomst, dan kun je dat instrument inzetten als (deel)projecten ongedefinieerd blijken.
  
  
• Zorg dat je met een dagstart of gezamenlijk een wekelijkse reflectie vinger aan de pols van projecten en andere samenwerkingsvormen houdt. Sta stil bij de voortgang die je maakt op taken en projecten, zodat iedereen tevreden is over hoe zaken lopen. Voorkom dat je elkaar in de e-mail achter de broek zit, als je ook 's ochtends in enkele minuten met elkaar kunt bespreken wat open staat en wie waarop wacht.
  
  
• Als je wacht op iemand, dan is een herinnering vaak minder effectief dan nagaan waarom het even duurt voor de taak af is. Het is niet lastig een herinneringsmail te sturen en sommigen van ons blijven dat ook aanhoudend doen. Maar als je doet wat je deed, is de kans groot dat je krijgt wat je kreeg. Het is dus handiger om bij de dagstart of de gezamenlijke wekelijkse reflectie bij degene waar je op wacht na te gaan waar knelpunten zitten. In het eenvoudigste geval herinner je aan een openstaande taak, maar wie weet kun je helpen, uitleggen of ondersteunen. Tegelijk verbeteren jullie samen de samenwerking.