Sehr geehrter Herr Do,
das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen bei Gewerbeimmobilien ist hoch komplex: Durch Umbaumaßnahmen und Revitalisierungen verändert sich oft die Gesamtfläche in Einkaufszentren oder Fachmärkten. Außerdem gibt es viele Sondervereinbaren in Mietverträgen, die zu berücksichtigen sind. Und nicht zuletzt müssen die Kosten für die Gebäudetechnik detailliert erfasst und kontiert werden.
Unser Partner Yardi Systems informiert Sie in diesem Newsletter mit einem Leitfaden darüber, welche Fallstricke beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung lauern, und wie man sie mit einer kaufmännischen Software im Blick behalten kann.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Online-Redaktion Immobilien
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| | | Die integrierte Nebenkostenabrechnung | Das dynamische Flächenmanagement, komplexe Mietvertragsregelungen mit Sondervereinbarungen sowie eine komplexe Gebäudetechnik lassen die Durchführung der Nebenkostenabrechnung in Shoppingcentern oder Fachmarktzentren zu einer besonderen Herausforderung werden.
| Herausforderungen ...
Die Flächendynamik. Bei Gewerbe-Immobilien handelt es sich nicht um starre Immobilien, bei denen die Gesamtfläche als die wichtigste Verteilgröße für die Kosten im Zeitablauf immer konstant bleibt. Es finden oft Umbaumaßnahmen und Revitalisierungen statt, die Gesamtfläche verändert sich.
Sondervereinbarungen in den Mietverträgen. Einzelne Mieter nehmen an bestimmten Kostenarten nicht teil. Für die Gesamtkosten oder eine Kostengruppe oder für eine einzelne Kostenart können Obergrenzen vereinbart werden. Ankermieter tragen einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtkosten, die verbleibenden Kosten werden nach der Fläche auf die übrigen Mieter verteilt. Für die Verteilung der Kosten wird eine „gesonderte Nebenkostenfläche“ anstelle der vertraglichen Mietfläche zugrunde gelegt. Haupt- und Nebenflächen werden unterschiedlich belastet.
Komplexe Gebäudetechnik. Gewerbe-Immobilien bestehen in der Regel aus verschiedenen Bauteilen mit einer umfangreichen Gebäudetechnik. Die Kosten müssen detailliert erfasst und kontiert werden, um dem Verursacherprinzip gerecht zu werden. Viele Kostenarten werden mittels Verbrauchsmessungen und Zählersystemen auf die einzelnen Mietverhältnisse verteilt.
Lösungsansätze ...
Gewichtete Durchschnittsfläche. Das Problem der Schwankung der Gesamtmietfläche im Zeitablauf lässt sich lösen, indem man die unterschiedlichen Gesamtmietflächen mit der Zeitdauer gewichtet, die im Abrechnungszeitraum für die einzelnen Flächengrößen existierten. Die durchschnittliche Gesamtmietfläche bildet dann die Basis für die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mietflächen.
Abrechnungseinheiten. Der Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung ist zu grob, um die einzelnen Kosten verursachungsgerecht verteilen zu können. Daher ist eine weitere Untergliederung der einzelnen Kostenarten in Abrechnungseinheiten notwendig – etwa die Bauteile. So kann man z.B. die Kosten für Rolltreppen nach Bauteilen gesondert erfassen.
Kostenmatrix. Die einzelnen Mietflächen nehmen aufgrund ihrer Lage in der Immobilie, losgelöst von den individuellen Vereinbarungen in den Mietverträgen, verursachungsgerecht an bestimmten Kostenarten teil. Daher sind so genannte Kostenmuster („Säulen“) zu definieren. Diese Kostenmuster sind mit den Mieteinheiten zu verknüpfen, die an den Kosten der entsprechenden Säule teilnehmen.
Vertragliche Sondervereinbarungen. Alle vertraglichen Sondervereinbarungen sind zusätzlich zur Kostenmatrix zu erfassen. Bei der Abrechnung werden die Kosten zunächst verursachungsgerecht auf die einzelnen Mietflächen entsprechend der Kostenmatrix verteilt. Ein zweiter Abrechnungslauf ersetzt die Verteilungsergebnisse durch die individuellen Sondervereinbarungen aus dem Mietvertrag. So ist sichergestellt, dass Sondervereinbarungen keine Auswirkungen auf die Abrechnungsergebnisse der anderen Mieter haben.
Zählerverteilung. Um die Kosten nach Verbrauch zu verteilen, müssen alle Zähler mit ihren Zählerständen vorliegen. Hierzu ist es sinnvoll, eine maschinelle Datenübernahme aus Systemen der Gebäudetechnik an die kaufmännische Software zur Nebenkostenabrechnung zu organisieren.
Die Vorteile ...
Wenn die Nebenkosten detailliert auf Konten und Abrechnungseinheiten gebucht, die Kostenstrukturen der Immobilie detailliert analysiert und in einer Kostenmatrix erfasst wurden und bestehende vertragliche Sondervereinbarungen komplett transparent dokumentiert sind, lässt sich die Nebenkostenabrechnung in einem maschinellen Abrechnungslauf durchführen. Der Vorteil der integrierten Lösung besteht nicht zuletzt darin, dass alle Änderungen bei den Mietverhältnissen sowie Änderungen bei den Flächen und den Kosten automatisch ohne weitere Zusatzerfassung bei der Verteilung berücksichtigt werden. Der Aufwand für die Ersterfassung der Kostenmatrix wird in den Folgejahren durch die integrierte Nutzung der bereits vorhandenen Vertrags- und Kostendaten überkompensiert.
| | | Dr. Klaus Grüning,
Director Germany
bei Yardi Systems. |
Weitere Infos zu Yardi finden Sie hier:
http://www.yardi.com/de/ |
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