Handige tips over de Full Text Search zoekoptie in CCdms en het vergelijken van documenten

Geen afbeeldingen? Webversie

De Tip van Clip

In deze e-mailserie "De Tip van Clip" geven we u elke twee weken twee handige tips over het gebruik van CClaw of een andere dienst van Clip Consultants. Zo zorgen we ervoor dat u altijd het maximale uit onze software haalt en wellicht handige functionaliteiten ontdekt die uw dagelijks leven makkelijker maken.

In deze Tip van Clip een tweetal handigheden voor het gebruik van CCdms: Het vergelijken van documenten, en het zoeken naar documenten met de Full Text Search zoekoptie.

Documenten vergelijken in CCdms

"In één oogopslag de verschillen zien"

Als u met verschillende mensen samenwerkt aan een document en er ontstaan verschillende versies van één document, dan wilt u graag snel weten welke verschillen er zijn tussen deze versies.

Tip van Clip
Vergelijk de documenten in het DMS. Zo ziet u in één oogopslag wat er veranderd is tussen de verschillende versies.

Twee documenten vergelijken
Om te zien wat er veranderd is in uw document, kunt uals het ware het ene document over het andere leggen.

Dit doet u door beide documenten in het DMS te selecteren. Daarna selecteert u in de taakbalk (documenten overzicht) de optie ‘vergelijken’, en vervolgens maakt u de keuze voor ‘snel vergelijken’ in DMS.

Het DMS duidt vervolgens automatisch – in een schematisch overzicht - aan waar de verschillen zich bevinden.

Het stappenplan:

De verschillen tussen de documenten worden gearceerd weergegeven, zoals te zien is op de schermafbeelding, onderaan dit bericht.

Heeft u nog aanvullende vragen over het vergelijken van documenten in het CCdms, neem dan contact met mij op!

Dat kan gemakkelijk via e-mail: eugene@clipconsultants.nl of telefonisch via telefoonnummer: 0413 34 8888

Documenten zoeken in CCdms

"Een speld in een hooiberg, of toch niet?"

Door de jaren heen worden er uiteraard nogal wat documenten opgeslagen. Het liefst netjes geordend in een dossier met daaronder een aantal sub mappen. E-mail, correspondentie, stukken noem ze maar op. Hartstikke gemakkelijk, want een geordend systeem verkleind natuurlijk de zoektijd naar een document.

Maar toch, hoe geordend uw systeem ook is, soms kunt u wel wat extra hulp gebruiken. Bijvoorbeeld wanneer u op zoek bent naar een specifieke overeenkomst. U navigeert naar een dossier en opent de desbetreffende sub map.

Wat ziet u?
Zestien overeenkomsten met nagenoeg dezelfde naam, dus geen aanknopingspunten! Er zit niks anders op dan document voor document te openen, totdat u erachter komt dat de overeenkomst die u zoekt toch in een andere submap is opgeslagen. Dat kan natuurlijk wel makkelijker.

De Tip van Clip
De Full Text Search zoekoptie van CCdms geeft u de mogelijkheid de hele database aan documenten te doorzoeken. Het juiste document wordt binnen no-time gevonden. Gegarandeerd!

Waarom?
Elk document dat opgeslagen wordt in het CCdms, wordt in zijn geheel geïndexeerd. Dat wil zeggen dat elk stukje tekst in het document wordt gescand en opgenomen in de database. Dit geeft u de mogelijkheid om naar woorden - of een combinatie daarvan - in het document te zoeken. Het vergroot uw zoekopties en verkleind de zoektijd aanzienlijk.

Benieuwd hoe het werkt? Bekijk dan onze demo video.

Demo video: Full Text Search

Heeft u na het kijken van de video nog aanvullende vragen?

Dan ben ik bereikbaar via: kevin@clipconsultants.nl of telefonisch op: 0413 34 8888