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Vereinsinfobrief Nr. 383 Ausgabe 9/2020 13.05.2020 Aktuelle Informationen fr Vereine und gemeinntzige Organisationen Ein Service von vereinsknowhow.de und bnve e.V. Eine druckfhige Version (PDF) dieses Infobriefes erhalten Sie hier. | |||||||||||||||
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Inhalt | |||||||||||||||
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3. Aufbewahrungspflichten bei digitalen Belegen Immer wieder gibt es in Vereinen Unsicherheiten beim Umgang mit Rechnungen in digitaler Form. Wir haben die Vorgaben der Finanzverwaltung im Folgenden zusammengestellt. Die Bundesfinanzverwaltung hat dazu detaillierte Vorschriften erlassen (Bundesfinanzministe-rium; 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001).
Eingehende elektronische Rechnungen und Buchungsbelege mssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulssig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschrnkt wird und keine inhaltlichen Vernderungen vorgenommen werden. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z.B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei), mssen die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufbewahrt werden.
Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Dokumente (z.B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Es wird aber nicht zu beanstandet, wenn elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Rechnungen nur in Papierform aufbewahrt werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulssig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschrnkt wird und keine inhaltliche Vernderung vorgenommen wird.
Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung (Scannen) in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Verein sollte dazu eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt: wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z.B. beim Posteingang), welches Schriftgut erfasst wird, ob eine bildliche oder inhaltliche bereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualittskontrolle auf Lesbarkeit und Vollstndigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern erfolgtDie konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhngig von der Komplexitt und Diversifikation der Geschftsttigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystem. Aus Vereinfachungsgrnden (z.B. bei Belegen ber eine Dienstreise im Ausland) darf eine durch mobile Gerte (z.B. Smartphones) im Ausland erfolgen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Eine vollstndige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbetr-ge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben). Fr Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich. Im Anschluss an den Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Das heit, insbesondere drfen nach der Digitalisierung auf den Papierbelegen keine Bemerkungen, Ergnzungen usw. vermerkt werden, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Erfolgt aus organisatorischen Grnden nach der Digitalisierung eine weitere Bearbeitung des Papierbelegs, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut erfasst und ein Bezug zur ersten elektronischen Fassung des Dokuments hergestellt werden (gemeinsamer Index). Nach der bildlichen Erfassung drfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufbewahrt werden mssen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Mglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprfbarkeit nicht beeintrchtigen. | |||||||||||||||
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