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1. Buchfhrung mit Excel Ist das finanzamtssicher?

Vielen Vereine arbeiten mit Tabellenkalkulationen als Buchhaltungslsung. Bei diesen einfachen, gnstigen und oft sehr praktikablen Systemen wird aber oft in Frage gestellt, ob sie finanzamtfest sind.

Eine Buchfhrung mit Tabellenkalkulationen wird vielfach in Zweifel gezogen, weil dabei entgegen den Vorschriften der ursprngliche Inhalt von Buchungen so verndert werden kann, dass der ursprngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein Urteil des Finanzgerichts Mnster trifft dazu jetzt Klarstellungen (Urteil vom 29.04.2021, 1 K 2214/17 E,G,U,F).

Gesetzliche Vorgaben

Nach 146 Abs. 4 Abgabenordnung (AO) darf eine Buchung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verndert werden, dass der ursprngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 146 Abs. AO regelt, dass die Bcher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen knnen.

Daraus ergibt sich: Immer dann, wenn Belege in Papierform vorliegen oder in einer digitalen Form, die vernderungssicher ist (z.B. PDF), ist die Belegerfassung mit der Tabellenkalkulation oder hnlichen Systemen gar nicht Teil der gesetzlich vorgeschrieben Buchhaltung. Sie ist also eine zustzliche Erfassung. Whrend die eigentlichen Aufzeichnungen in Form der Belege bestehen.

Gegen solche Aufzeichungen mit Excel und Co. kann es also aus steuerrechtlicher Sicht keine Einwnde geben.

Auflsung von Rcklagen

Das BMF erlaubt ausdrcklich die Auflsung von Rcklagen, die zu anderen Zwecken gebildet worden sind. Sie drfen aufgelst werden, um eine aufgrund der Corona-Krise entstandene wirtschaftliche Notlage abzumildern. Das gilt also auch fr zweckgebundene Rcklagen oder Wiederbeschaffungsrcklagen.

Digitale Belege

Anders sieht es aus, wenn die Belege selbst in einer nderbaren Form erstellt werden. Das gilt z.B. fr:

• Tageskassenabrechnungen
• Kopien von Ausgangsrechnungen
• Fahrtenbcher oder Einzelbelege fr Reisekostenabrechnungen
  

Hier muss eine Form gewhlt werden, bei der eine sptere nderung, die den ursprnglichen Inhalt unkenntlich macht, ausgeschlossen ist. Sie mssen also entweder in Papierform erstellt werden oder in einem entsprechenden digitalen Format (z.B. PDF). So gibt es z.B. keine Bedenken, wenn von verschickten Rechnung nur eine Kopie als PDF aufbewahrt wird, soweit das PDF zeitgleich mit der Papierrechnung erstellt und abgelegt wird.

Barkasse und Kassenbcher

Beim Begriff Kassenbuch herrscht oft Verwirrung darber, was damit eigentlich gemeint ist.

Nicht zulssig ist eine Tabellenkalkulation hier, wenn damit die Tageskassenabrechnung erstellt werden das gilt aber nur fr Bareinnahmen ohne Einzelbelege.

Liegen Einzelbelege vor, gilt das oben Gesagte: Die eigentlichen Aufzeichungen bestehen in der geordneten Ablage dieser Einzelbelege (z.B. nach Datum). Die tglichen Abrechnungen mssen dagegen in nicht nderbarer Form erstellt werden, wenn was zulssig ist Bareinnahmen erfolgen, ohne dass fr jeden Betrag ein Einzelbeleg ausgestellt wird.

Hinweis: Fr Ausgaben mssen immer Fremdbelege vorliegen. Gibt es keine Bareinahmen ohne Einzelbelege, muss weder eine Tageskassenabrechnung erstellt werden, noch muss ein Kassenbuch gefhrt werden.

Elektronische Kassen mssen mit einem entsprechenden Sicherungsystem versehen sein, das keine nachtrgliche nderung an den Abrechnung erlaubt. Fr sog. offene Ladenkassen (also allen anderen Behltnisse zur Aufbewahrung von Bargeld) mssen nderungssichere Tagesabrechnungen erstellt werden aber nur fr die Tage, an denen Bareinnahmen ohne Einzelbelege erfolgten.

Werden die Bareinnahmen in einer offenen Ladenkasse erfasst, erfordert das einen tglichen Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatschlichen Auszhlens der Bareinnahmen erstellt worden ist. Einnahmen, die nicht aus Ausgangsumstzen stammen (z. B. Einlagen), sind besonders zu vermerken und zur Ermittlung der Tageslosung vom Kasseneingang abzuziehen.

Gefhrt werden mssen also im Fall von Barumstzen ohne Einzelbelege nur tgliche Kassenberichte. Ein Kassenbuch ist bei nicht bilanzierungspflichten Einrichtungen nicht erforderlich. Bei Bilanzierern ist das Kassebuch das Konto Kasse in der Finanzbuchhaltung.

Die in den geordnet ablegten Belegen enthaltenen Daten drfen nicht ohne weiteres und ohne Kenntlichmachung vernderbar sein. Diese Voraussetzung erfllen Abrechnungen auf Papier oder nicht nderbarem digitalen Format. Eine Tabellenkalkulation kommt also fr das Kassenbuch in Frage, nicht aber fr die Kassenberichte.

Werden elektronische Kassen und offenen Ladenkassen nebeneinander gefhrt, gelten fr beideKassen die jeweiligen Vorschriften. Gegen ein Nebeneinander der beiden Kassensysteme gibt es keine Bedenken. Mngel beim Einsatz einer Kasse wirken sich grundstzlich nicht auf die anderen eingesetzten Kassen aus.

Wann darf das Finanzamt die Buchhaltung verwerfen?

Bei wesentlichen Mngeln der Buchfhrung bzw. den Aufzeichnungen kann das Finanzamt die Buchhaltung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schtzen. Bei gemeinntzigen Einrichtungen geht das regelmig mit dem Entzug der Gemeinntzigkeit einher, weil ausreichende Nachweise ber die tatsachliche Geschftfhrung fehlen.

Grundstzlich muss das Finanzamt die Buchhaltung akzeptieren, soweit nach den Umstnden des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Die Aufzeichungen sind rechtlich betrachtet ein Beweis dafr, dass die steuerlichen Meldungen richtig erfolgt sind.

Auch Verste gegen formelle Buchfhrungsbestimmungen knnen die Beweiskraft der Buchfhrung beeintrchtigen, wenn sich daraus Zweifel an ihrer sachlichen Richtigkeit ergeben.

Fazit

Die Verwendung von Excel-Tabellen bei der Einnahmenberschussrechnung ist alleine schon deswegen zulssig, weil bei einem berschussrechner keine Pflicht zur (elektronischen) Buchfhrung besteht sondern nur eine Aufzeichnungspflicht, die durch die geordnete Ablage der Ursprungsbelege erfllt ist.

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2. Seminare fr Vereine

Online-Seminare:

Buchfhrung fr Vereine II: Praktische Buchfhrung
30. Juni 2021

Fundraising fr Vereine: Spender, Sponsoring & Crowdfunding
1. Juli 2021

Die Steuerklrung bei gemeinntzigen Vereinen
7. Juli 2021

Buchfhrung fr Vereine I: Grundlagen der Buchhaltung
22. September 2021

Buchfhrung fr Vereine II: Praktische Buchfhrung
29. September 2021

Die Steuerklrung bei gemeinntzigen Vereinen
6. Oktober 2021

Spenden - Werbung - Sponsoring
27. Oktober 2021

>> Infos und Anmeldung