Slimmer samen werken
In veel organisaties is er veel op vergaderingen aan te merken. Deelnemers ploffen onvoorbereid in hun stoelen. De voorzitter komt gehaast uit een andere vergadering en is in gedachte nog met die vergadering bezig. De agenda is een mix van allerlei zinnen, problemen en thema's, waarbij sommige thema's niet meer duidelijk is wie dat en waarom op de agenda heeft gezet. |
|
|
|
Communiceren is zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten |
|
|
|
Veel vergaderingen lopen niet goed, omdat ze op de automatische piloot gaan. Als je erbij stil staat hoe lastig het is complexe onderwerpen in een bijeenkomst te bespreken en daar, al pratend, besluiten over te nemen. Dat vraagt voorbereiding en inzet. Daarnaast houdt niet iedereen ervan om al pratend tot iets te komen. Veel kenniswerkers lezen liever individueel of bespreken zaken liever met twee à drie personen, liefst met manieren om het denken visueel te maken, zoals met een whiteboard.
Om een sessie goed te laten verlopen, zijn ook allerlei praktische zaken van belang: niet te lange agenda's, geen kop-staart planning zodat je de ene vergadering uitloopt en de andere in, hele teams of projectgroepen die aanwezig zijn, terwijl niet alle agendapunten voor iedereen relevant zijn. |
|
|
|
Hoe zou het zijn als besprekingen een scherp gedefinieerde agenda hebben, waarbij de juiste mensen goed voorbereid aanwezig zijn én hun collectieve denkkracht gebruiken om naar een helder doel te werken en acties te benoemen die concreet en eenduidig geformuleerd zijn? Dat besprekingen vlot op gang komen en je in flow de tijd vergeet en opgaat in het onderwerp dat je aanpakt. Dat er geen voorzitter nodig is, omdat iedereen, bijna intuïtief, zorgt voor ruimte voor elkaar. |
|
|
|
Bij elkaar te komen in een vergadering om iets op te lossen, moet een bewuste keuze zijn en geen automatisme. Kies dan aanwezigen, duur, agenda, werkvormen, media, locatie, voorbereiding en leiding zodanig dat het naadloos past bij wat je wil oplossen. Soms is even met een collega bij een whiteboard overleggen en schetsen handig, soms samen lunchen en andere keren gezamenlijk een document opstellen.
Bepaal wat het doel van jouw bijeenkomst is. Wat is er af, verbeterd, klaar, anders als je de issue waar je aan gaat werken "klaar" noemt. Agendapunten als "Budget Q3" of "Arbo" of "Klachtenafhandeling februari - april" zijn niet duidelijk genoeg.
Check bij een uitnodiging voor een vergadering of het doel en de agenda duidelijk zijn. Zo niet, dring aan op opheldering. Wat is de kans dat een groep niet voorbereide mensen al pratend over een onafgebakend onderwerp tot iets erg goeds komt?
Elk bespreekpunt eindigt met een actie of meerdere acties. Voorkom besluiten als "Kun jij daar eens naar kijken?" of "Wil jij daar eens iets over op papier zetten?" Maak concreet wie wat doet.
Zorg dat de secretaris of voorzitter deze actie op zijn 'Wachten Op'- of opvolglijst zet. De secretaris doet die taken niet, maar gaat na of ze gebeuren. Geslaagde acties geven een gevoel van dynamiek en dat helpt bij besprekingen de moed erin te houden. Is het niet duidelijk wat voor een kwestie de actie is, dan is het uitzoeken daarvan de actie.
Ga regelmatig met een team lunchen, wandelen of met een koffietje bijpraten. Informele uitwisseling is waardevol. En dat voorkomt dat je elkaar alleen treft in die gevreesde vergaderingen. |
|
|
|
Start elk bespreekpunt met een doel en sluit elk bespreekpunt af met één of meerdere acties. Met een helder begin en eind worden vergaderingen weer nuttig. |
|
|
|
| | Slimmer werken met meer effect! Trainingen in productiviteit |
|
|
|
Reflecteer, herstart en bouw krachtige gewoontes voor 2025!
De overgang van het oude naar het nieuwe jaar is hét moment om te reflecteren. En zo’n reflectie is een belangrijke stap in het verankeren van nieuwe kennis en gewoontes. Daarom hebben wij een nieuw reflectiedocument ontwikkeld om terug te blikken op 2024 en nieuwe gewoontes te verankeren in 2025. Download hier ons gratis reflectiedocument Wil je écht een vliegende start maken? Meld je aan voor onze training Slimmer Prioriteren. Tijdens deze training ontdek je hoe je de juiste gewoontes ontwikkelt om je productiviteit te verbeteren. Plan nu een training Slimmer Prioriteren voor nieuwe gewoontes in 2025! |
|
|
|
11 februari 2025 - Training Slimmer Prioriteren - Meer overzicht, betere keuzes
Meer info | Aanmelden
13 maart 2025 - Training GTD in de Praktijk - Dagelijks rust en overzicht
Meer info | Aanmelden
18 maart 2025 - Training Slimmer Organiseren - Minder stress, meer effect
Meer info | Aanmelden
3 en 4 april 2025 - Intensief training GTD in de Praktijk - Minder stress, meer effect
Meer info | Aanmelden
18 september 2025 - Training Slimmer Samenwerken - Minder ruis, meer impact
Meer info | Aanmelden
|
|
|
|
Je krijgt de handvatten om de automatische piloot uit te zetten en kritisch te kijken welke wijze van communiceren wel effectief is. Ralf Kruytzer, Zuyd Hogeschool |
|
|
|
Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door
Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!
|
|
|
|
Copyright © 2005 - 2025 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden. |
|
|
|
|
