Voorvertoning

Veel kenniswerkers vertrouwen zichzelf en hun systeem niet en hebben overal reminders voor. Nadeel is dat die reminders nogal eens opduiken als je ze net niet kunt gebruiken. Zo heb je voortdurend de onderbreking van notificaties, waar je op dat moment ook niet echt actie op neemt.

Een taak in je agenda zetten op een dag of tijd voelt goed, want nu is het concreet gepland. Een taak op een takenlijst zetten, voelt -zeker als je begint met een takenlijst- kwetsbaar. Nu moet je eraan denken daar regelmatig naar te kijken!

Vaak plan je te veel en te optimistisch, waardoor de planning frustraties oplevert en je jouw agenda alsmaar minder vertrouwt. Je blijft taken doorslepen en opnieuw plannen. Reminders en taken in het rood krijgen een nieuwe datum, maar ook die is gebaseerd op ijdele hoop.

Vaak schuiven taken die uitstel verdragen door en taken die je per se moet doen niet. Dus plan alleen die taken die per se moeten. Dus als je belooft Fred op donderdag te bellen, zodat hij vrijdag geïnformeerd naar een klant kan, zet dat dan in je agenda. Fred moet je bellen dus ook als het druk is, zul je die taak niet doorschuiven.
Zet taken die niet op een bepaalde dag of tijdstip moeten gebeuren op je takenlijst of, in GTD-termen, je Eerstvolgende Acties lijst. Die taken doe je zodra je ruimte hebt. Zet er eventueel een einddatum bij. Als je dus ergens volgende week Fred moet bellen, zet je het op je Eerstvolgende Acties lijst met als einddatum ‘vrijdag’. Is het voor vrijdag gelukt: prima. Zo niet, dan moet het op vrijdag gebeuren.
Wees terughoudend met data, zodat je weet dat elke datum ook echt iets betekent. Het is verleidelijk om van alles in te plannen en het liefst op zo kort mogelijke termijn. Met een tijd per taak die vaak erg optimistisch is. Doe dat niet. Straks weet je niet meer wat harde deadlines zijn en wat wensdatums van jezelf zijn.
Wil je voorkomen dat anderen je agenda volplannen, neem dan blokken op om aan projecten te werken of om bijvoorbeeld administratie bij te werken. Je hebt nu ruimte gepland zonder concrete taken te plannen.
Zet gerust mogelijk relevante informatie in je agenda en zet die 'afspraak' op vrij. Bijvoorbeeld als er een evenement in de stad is of een toerit van de snelweg een dag afgesloten is. Door geen tijd toe te wijzen aan een agenda-item zie je het in elke digitale agenda bovenaan de dag staan. In agenda's kun je aangeven of een agenda-item betekent dat je bezet bent of vrij. Dat laatste is handig voor informatie aan jezelf.
Plan elke dag ruimte voor onverwachte zaken. Voor velen van ons is er elke dag wel iets dat direct aandacht vraagt: een telefoontje, een e-mail of een crisisvraag van een teamgenoot. Heb je daar ruimte voor, dan kun je adequaat en zonder stress reageren. En als er eens niks onverwachts is, dan heb je vast nog wel wat taken op je Eerstvolgende Acties lijst om te doen.
Begin elke dag door naar je agenda te kijken en vast te stellen wat je die dag wil doen of doe dat aan het eind van de dag voor de volgende werkdag. Wat staat er precies in je agenda? Is alles voldoende voorbereid? Welke taken passen daar nog bij?
Doe elke week een Wekelijks Onderhoud, waarin je al je lijsten doorloopt. Nu zie je alles. Dus hoef je niet overal reminders aan te hangen, want je weet nu dat je in het onderhoudsrondje alles weer voorbij ziet komen.